Door je personeelsdossiers te digitaliseren kun je gemakkelijk een vaste structuur afdwingen voor je documenten. Hierdoor kun je gemakkelijk in dossiers zoeken en onttrek je eenvoudig de meest recente documenten.
In het MKB zie ik het nog regelmatig; grote archiefkasten vol met ordners waarin personeelsdossiers zijn verzameld. Bij elke inzage of mutatie komt er weer een grote map tevoorschijn, die vervolgens grondig wordt doorgebladerd om tot de juiste gegevens te komen. Tijdens deze zoektocht zie ik regelmatig nieuwe dingen aan het licht komen. Ik hoor dan bijvoorbeeld: “Oh, ik zie dat Jan zijn rijbewijs ook is verlopen”. Zou het niet handig zijn als we dit soort dingen kunnen tackelen?
Het digitaliseren van het personeelsdossier in een HR systeem kan een goede stap in de richting zijn. Door je personeelsdossier digitaal bij te houden in een HR-systeem kun je gemakkelijk documenten beveiligen. Door het toekennen van rechten aan documenten bepaal je zelf wie welke documenten kan zien.
Niet alleen voor de Algemene Wet Gegevensbescherming (AVG) is de volledigheid van je dossier van belang. Ook worden door het ontslagrecht in de Wet werk en zekerheid hogere eisen gesteld aan de volledigheid van het dossier. Onvolledige dossiers kunnen in de toekomst dus problemen opleveren voor je organisatie. Dit kun je echter eenvoudig tackelen door bepaalde documenten verplicht te stellen in uw digitale personeelsdossier. Ontbreken er bepaalde documenten, dan krijg je een melding. Zo weet je dat het dossier altijd compleet en volledig is.
HR versimpelen? Ontdek de mogelijkheden en neem contact op voor een vrijblijvende demo.