Digitaal Personeelsdossier

Kies voor structuur met een digitaal personeelsdossier

Door je personeelsdossiers te digitaliseren kun je gemakkelijk een vaste structuur afdwingen voor je documenten. Hierdoor kun je gemakkelijk in dossiers zoeken en onttrek je eenvoudig de meest recente documenten.

Volle archiefkasten zijn verleden tijd

In het MKB zie ik het nog regelmatig; grote archiefkasten vol met ordners waarin personeelsdossiers zijn verzameld. Bij elke inzage of mutatie komt er weer een grote map tevoorschijn, die vervolgens grondig wordt doorgebladerd om tot de juiste gegevens te komen. Tijdens deze zoektocht zie ik regelmatig nieuwe dingen aan het licht komen. Ik hoor dan bijvoorbeeld: “Oh, ik zie dat Jan zijn rijbewijs ook is verlopen”. Zou het niet handig zijn als we dit soort dingen kunnen tackelen?

De stap in de goede richting

Het digitaliseren van het personeelsdossier in een HR systeem kan een goede stap in de richting zijn. Door je personeelsdossier digitaal bij te houden in een HR-systeem kun je gemakkelijk documenten beveiligen. Door het toekennen van rechten aan documenten bepaal je zelf wie welke documenten kan zien.

Leon helpt

Exact-expert Leon Bosgra heeft jarenlang ervaring met het digitaliseren van personeelsdossiers.Maak afspraak

Volledige dossiers voorkomen problemen

Niet alleen voor de wet bescherming Persoonsgegevens is de volledigheid van je dossier van belang. Ook worden door het ontslagrecht in de Wet werk en zekerheid hogere eisen gesteld aan de volledigheid van het dossier. Onvolledige dossiers kunnen in de toekomst dus problemen opleveren voor je organisatie. Dit kun je echter eenvoudig tackelen door bepaalde documenten verplicht te stellen in uw digitale personeelsdossier. Ontbreken er bepaalde documenten, dan krijg je een melding. Zo weet je dat het dossier altijd compleet en volledig is.
x

Alles in één overzicht

SharePoint koppelt alle informatie bij een agendapunt en zet dit in één overzicht.

Een vergadering bestaat in de regel uit de volgende onderdelen: een vergaderdatum, agendapunten, taken, besluiten en notulen.

In SharePoint komen deze onderdelen terug. Een agendapunt is verbonden met een datum, en een document weer met een agendapunt.

Het resultaat: een hele stapel documenten wordt teruggebracht tot de dikte van uw tablet.

Het papierloze kantoor begint met SharePoint

Daarom digitaal papierloos vergaderen:

Digitaal vergaderen | Optimale ICT-Oplossingen

Papierloos vergaderen? Ontdek de mogelijkheden met SharePoint en neem contact op voor een vrijblijvende demo.