Verandering vraagt om draagvlak. Jouw manager wil weten wat de kosten zijn ten opzichte van de baten; en je collega’s willen weten wat voor hun het voordeel is. Onze tip: schrijf een businesscase.
Het voordeel van een businesscase is dat je zwart-op-wit uitlegt waarom verandering nodig is en hoe snel een investering zichzelf terugverdient.
Een goede businesscase brengt het bedrijf in perspectief. Factoren van buitenaf dwingen organisaties tot flexibiliteit, want er zijn altijd ontwikkelingen om op in te spelen. Een nieuwe markt, een nieuw product of een nieuwe doelgroep. Het schrijven van een businesscase geeft je de gelegenheid om te omschrijven hoe je als organisatie om wilt gaan met deze veranderingen.
Hoe stel je de perfecte businesscase op?
Een overtuigende businesscase vergelijkt de kosten van de huidige werkwijze met de baten van de nieuwe werkwijze. Dit bereik je door het proces op te delen in drie onderdelen: analyse, uitwerking en communicatie.
1. Analyse;
Het startpunt van jouw succesverhaal. Achterhaal:
- Wat zijn momenteel de belangrijkste knelpunten?
- Waar wil de organisatie beter in presteren?
- Welke processen kosten veel tijd?
- Wat zijn de lange- en korte termijndoelstellingen van het bedrijf?
2. Uitwerking:
Het vertalen van jouw bevindingen naar een rapport voor het management (en later voor de leverancier van de software).
- Belangrijkste is om het rapport SMART (specifiek, meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden)te schrijven.
- Reken alle voordelen terug naar te besparen FTE’s en druk deze uit in zowel tijd als geld
- Beschrijf de gewenste werkwijze
- Conclusie en aanbevelingen
3. Communicatie:
De cruciale fase waarin het rapport wordt gedeeld en gepresenteerd. Alles valt en staat namelijk met de groep mensen die je bij het proces betrekt.
- Wie zijn stakeholders en belanghebbenden?
- Welke belangen zijn er?
- Wie komen er straks in de projectorganisatie?
- Welke afspraken en opvolging moet er besproken worden binnen het MT?
Een investering moet in de toekomst iets opleveren, zonder dat het onnodig groot wordt gemaakt. Benadruk daarom altijd de voordelen van een verandering en niet de kosten die gemaakt moeten worden om de verandering door te voeren.