Je kunt nog zo’n goed ERP programma selecteren, uiteindelijk valt en staat een ERP project bij de implementatie. Het is daarom erg belangrijk dat je het implementatietraject goed doorspreekt met jouw IT-leverancier, want je kunt veel hobbels op de weg tegen komen. Wat zijn de valkuilen bij een ERP-implementatie?
Tijdgebrek leverancier en intern
ERP-implementaties staan er bekend om dat ze vaak uit de tijd lopen. Dit heeft mede te maken met de complexiteit van een ERP-implementatie, maar ook met de tijd die er voor wordt gesteld. Bedrijven zijn geneigd te weinig tijd te nemen voor een ERP-implementatie. Tijd kost immers geld. Hier schuilt echter een groot gevaar in, aangezien het resultaat vaak leidt onder de gestelde tijd De onderstaande afbeelding illustreert welke invloed tijd heeft op resultaat.
Wil je als organisatie niet inboeten op de kwaliteit, neem dan voldoende tijd voor het project. Ga samen met je leverancier zitten wat realistisch is qua tijd en staar je niet blind op de leverancier die de implementatie in het minste aantal dagen doet. Vaak kom je in de praktijk dan bedrogen uit.
Het is ook belangrijk dat je als bedrijf voldoende tijd vrijmaakt voor je interne medewerkers. Regelmatig zie ik dat bedrijven denken dat alle werkzaamheden uitgevoerd worden door de implementerend partij. Hou er rekening mee dat voor elke dag dat de consultant werkzaamheden uitvoert er twee dagen werk achterwege komen voor jouw interne medewerkers.
Je scope wordt verbreed
Zorg dat de scope van het project vooraf goed duidelijk is. Dit geeft zowel jou als de leverancier grip op het project en de kaders hiervan. Probeer er voor te waken dat tijdens het project de scope verbreedt. Het meerwerk zorgt er vaak voor dat het project uit zijn deadlines en budget loopt. Verstandiger is om focus te houden op het project en eventueel meerwerk als apart project te benoemen. Hierdoor heb je beter zicht op je oorspronkelijke scope en het daaraan gekoppelde budget en de deadlines.
Te weinig draagvlak/gebruikers worden niet betrokken in selectie
De mate van succes van jouw ERP-implementatie hangt voor een belangrijk deel af van de acceptatie van het systeem door de medewerkers. Het is daarom van groot belang dat er draagvlak komt voor de ERP-implementatie bij jouw medewerkers. Een grote valkuil is om medewerkers niet of pas in een laat stadium te betrekken in het project. Je loopt het risico dat de gebruikers de gekozen werkwijze niet werkbaar vinden waardoor er weerstand ontstaat.
Gebrek aan toekomstvisie
Een veel gemaakte fout is dat oude processen in een nieuw systeem worden geïmplementeerd. Het gevaar hierin schuilt dat je niet een volledige efficiency slag slaat. Neem daarom de tijd om je bestaande processen onder de loep te nemen. Zijn je werkprocessen toekomstproof of zijn ze wellicht overbodig? Betrek ook je eindgebruikers hierin en ga samen na welke processen herzien moeten worden.
Te veel in één keer willen
ERP-implementaties zijn complexe trajecten en hebben hierdoor veel impact op jouw medewerkers. Dit vraagt van hen een grote mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Maak het niet te complex voor je medewerkers door te veel hooi op je vork te nemen. Een valkuil is om naast de ERP-implementatie andere grote veranderingen mee te nemen zoals herziening van de gehele ICT-infrastructuur en werkwijze. Denk kritisch na wat voor impact het verandertraject op jouw organisatie heeft. Verwacht je dat dit een groot impact heeft, werk dan met verschillende fases.
Uiteindelijk komt een ERP-implementatie neer op teamwerk. De projectmanager, jouw medewerkers en de uitvoerende consultant(s) maken onderdeel uit van dit team. Als je niet samen als team het implementatieplan beheert en uitvoert, brengt de investering niet de verwachte voordelen.