Een nieuw ERP-systeem schaf je niet elke dag aan. Voor veel organisaties levert de overstap naar een nieuw ERP-systeem veel vraagstukken op. De overstap vraagt namelijk om een investering van tijd en geld en doet bovendien een flink beroep op de medewerkers. Jouw collega’s worden immers uit hun ‘comfort zone’ getrokken en moeten, zo voelt het althans, loslaten wat ze in de afgelopen jaren hebben geleerd.
Toch loont het om je te oriënteren op een nieuw systeem. De techniek is volop in ontwikkeling, waardoor een nieuw systeem vaak beter aansluit op jouw huidige wensen en bedrijfsprocessen. Vier veelvoorkomende redenen om over te stappen op een nieuw ERP-systeem.
Reden 1: Je huidige ERP-systeem heeft onvoldoende functionaliteit
Software moet een bedrijf efficiënt maken. Nu maar ook in de toekomst. Je wil daarom dat software je helpt met groeien en zit niet te wachten op verouderde systemen die het personeel afremmen. Dat is namelijk wat er gebeurt als het huidige pakket onvoldoende functionaliteit biedt om veranderende bedrijfsprocessen te automatiseren.
Stel jezelf de vraag. Houdt het personeel excellijsten bij? Bestaat een inwerktraject uit het leren van allemaal workarounds? Dan is het een teken dat je toe bent aan nieuwe software.
Reden 2: Je huidige systeem is verouderd
De ontwikkelingen op ERP gebied gaan ontzettend snel. Nieuwe systemen hebben nieuwe functionaliteiten, zoals artificial intelligence en machine learning. Hiermee past de software zich aan aan jouw bedrijf. Algoritmes voorspellen hoe medewerkers denken, waardoor men steeds minder handelingen hoeft uit te voeren.
Stel jezelf de vraag: Moeten jouw collega’s alles nog met de hand invoeren? Klaagt hoogopgeleid personeel over het uitvoeren van simpele data-entry? Dan is jouw software niet meegegroeid met ontwikkelingen binnen de markt en werk je minder efficiënt dan jouw concurrenten.
Reden 3: Je huidige ERP-systeem kan veel te veel
Bedrijven veranderen constant. Het ene bedrijf groeit, de ander krimpt en in sommige gevallen splitst een bedrijfsonderdeel zich af. Dan wil je voorkomen dat je huidige ERP-systeem te uitgebreid is voor je nieuwe situatie.
Stel jezelf de vraag. Hebben jouw medewerkers veel meer opties in de software dan ze daadwerkelijk gebruiken? Dan kan het best zijn dat de software te uitgebreid (en dus te duur) is. Past dit dure systeem nog wel binnen je ICT-budget?
Reden 4: Je hebt te veel systemen
Door de jaren heen is de hoeveelheid systemen in jouw bedrijf behoorlijk toegenomen. Elk systeem beheert een apart bedrijfsproces, maar ze zijn niet met elkaar verbonden. Het gevolg: informatie moet handmatig worden overgezet van de ene bron naar de andere. Dit is tijdrovend en werkt fouten in de hand. Wanneer je alle bedrijfsinformatie verzamelt in één systeem, heb je altijd de juiste informatie beschikbaar en bedien je jouw klanten sneller dan ooit.
Stel jezelf de vraag: Hebben jouw medewerkers hun taakbalk vol met allemaal verschillende systemen? Worden er fouten gemaakt omdat iemand vergeet om een bepaald systeem te checken? Dan hebben ze te veel systemen en wordt de klant niet efficiënt (en soms verkeerd of onvolledig) te woord gestaan.
Conclusie
Het aanschaffen van een nieuw ERP-systeem is een grote stap. Maar het is wel een investering die zich terug verdient, zeker als je bovenstaande redenen herkent.