In de zorg draait alles om persoonlijk contact, ook als het om IT gaat. Veel zorgorganisaties zoeken daarom een IT-partner die niet alleen de techniek beheerst, maar hun specifieke uitdagingen begrijpt. Kwadrant Ondersteuning thuis vond in Arrix een partner die letterlijk en figuurlijk dichtbij is. In dit artikel vertellen directeur Bea Algra en IT-specialist Ivo Meijer over hun bewuste keuze voor lokale betrokkenheid, en waarom ze die vonden bij Arrix.
Over Kwadrant Ondersteuning thuis
Kwadrant Ondersteuning thuis is onderdeel van Kwadrant, een grote Friese zorgorganisatie die recent alle labels (Elkander, De Friese Wouden, Palet en KwadrantGroep) onder één naam heeft gebracht. Waar Kwadrant zich richt op het complete zorgspectrum voor senioren, van thuiszorg tot woonzorgcentra, focust Kwadrant Ondersteuning thuis zich specifiek op hulp in de thuissituatie.
“Wij leveren huishoudelijke hulp en ouderenbegeleiding aan zo’n 6.000 cliënten in driekwart van Friesland,” vertelt directeur Bea Algra. “Met 1.600 medewerkers zijn we een grote organisatie, maar we houden onze backoffice bewust klein, praktisch en wendbaar. Van de 1.600 medewerkers werken er maar veertig op kantoor. Het geld moet naar zorg en ondersteuning, niet naar overhead.” Die efficiënte werkwijze zie je ook terug in de IT-afdeling, die bestaat uit één persoon: Ivo Meijer. Hij stemt alle IT-zaken rechtstreeks af met Bea.
Lokale partner gezocht
Toen Bea twee jaar geleden aantrad als directeur, kwam Ivo al snel met een signaal. “Onze toenmalige IT-leverancier was een grote partij die niet echt kon inzoomen op onze specifieke problematiek. We wilden overstappen naar Teams Bellen, maar met een andere IT-partner.” De wens was helder: een lokale partij die snel kan schakelen. “We geloven in de kracht van lokale dienstverlening,” licht Bea toe. “Net zoals je de groenteboer om de hoek z’n business gunt, zo wilden we ook graag een IT-partner uit de regio. Iemand die bij wijze van spreken op de fiets langs kan komen als er iets aan de hand is.”
Meer dan telefonie
Na een zorgvuldige selectie, waarbij zowel Friese als landelijke partijen werden overwogen, viel de keuze op Arrix uit het Friese Drachten. “Qua kwaliteit, prijs en certificeringen zijn ze vergelijkbaar met landelijke partijen, maar hun lokale karakter gaf voor ons de doorslag,” vertelt Bea. De eerste grote uitdaging was de implementatie van Teams Bellen, wat om meer gaat dan alleen telefonie. “Als een cliënt belt, herkent Teams het nummer en verbindt via Preferred Routing direct door naar de vaste contactpersoon. Is die niet beschikbaar, dan wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld naar een teamlid dat de cliënt ook kent. Door de koppeling met Assist Planner ziet de medewerker meteen het complete cliëntdossier in beeld,” legt Ivo uit. “Vooral met onze doelgroep, die soms wat hulp nodig heeft bij het verwoorden van hun vraag, is dat ontzettend waardevol. Je wilt niet eerst tien minuten bezig zijn met het achterhalen van een cliëntnummer. Met deze oplossing zijn medewerkers niet onnodig tijd kwijt en krijgen cliënten sneller de juiste ondersteuning.”
Maatwerk waar nodig
Wat Arrix onderscheidt is hun bereidheid om net dat stapje extra te zetten. “Toen bleek dat de koppeling met ons planningssysteem extra programmeerwerk vroeg, hebben ze dat enthousiast opgepakt en keurig opgelost”, herinnert Bea zich.
Ook bij de recente naamswijziging van de organisatie bewees Arrix hun toegevoegde waarde. “Een naamswijziging klinkt eenvoudig,” vertelt Ivo, “maar op IT-gebied komt er heel wat bij kijken. Van e-mailadressen en inloggegevens tot aan logo’s die overal aangepast moeten worden.” Arrix pakte het complete migratieproject op. Ze deden eerst een proefmigratie bij een paar medewerkers en rolden het daarna breder uit. “Ze waren op de eerste dag aanwezig om mensen te helpen met inloggen en eventuele problemen direct op te lossen. Dat is het voordeel van een partner die in de buurt zit.”
Bewuste keuze voor onafhankelijkheid
De keuze voor Arrix past in een bredere IT-strategie. “We houden ons applicatielandschap bewust zo klein mogelijk,” legt Ivo uit. “We werken zoveel mogelijk met Microsoft-producten en willen onze data in eigen beheer houden. Niet omdat we ontevreden zijn met Arrix, integendeel, maar we vinden het belangrijk om onafhankelijk te blijven.” Arrix ondersteunt deze visie volledig. “Dat tekent hen ook als partner,” voegt Bea toe. “Ze snappen dat het onze data is en blijft – zij configureren en ondersteunen. Dat is een van de voordelen van de moderne IT-wereld, en vanuit AVG- en securityoogpunt ook een prettige constructie.”
Advies aan andere zorgorganisaties
Voor andere zorgorganisaties die op zoek zijn naar een IT-partner heeft Bea een duidelijk advies: “Kijk goed naar lokale betrokkenheid. Met een lokale partner ken je elkaar en zijn de lijnen kort.” Maar er is meer om op te letten. “Arrix combineert het persoonlijke en wendbare van een lokale partij met de slagkracht van de grotere organisatie die erachter staat. Dat geeft zekerheid.” Ook certificeringen zijn een belangrijk punt. “Wij zijn zelf recent gecertificeerd en vinden het belangrijk dat onze leveranciers dat ook zijn. Arrix is gecertificeerd voor zowel de ISO 9001, ISO 27001 en NEN 7510.”
Partnership
De samenwerking is inmiddels uitgegroeid tot een echt partnership. Zo bracht Arrix na de succesvolle afronding van het infrastructuurtraject een taart. “Toen ze na de implementatie van het telecom- en connectiviteitstraject opnieuw een taart wilden brengen, hebben we gezegd: laat die taart maar zitten, wij trakteren júllie op een lunch,” lacht Bea. “Want het is wederzijdse waardering.” Ivo vult aan: “Niet voor niets noemen we het een ICT-partner. Die klik moet er gewoon zijn.”