Kun je een bestand beter opslaan in SharePoint Online of OneDrive for Business? Dit is een veelgehoorde vraag. Dat komt vooral omdat je beide platformen kunt gebruiken om bestanden op te slaan en samen te werken. Toch zijn er grote verschillen tussen SharePoint Online en OneDrive.
OneDrive
De naam geeft het al aan: OneDrive, een schijf voor jou alleen die te vergelijken is met de homedrive in traditionele fileshares, maar dan altijd beschikbaar, zowel met als zonder internet. De documenten kunt je namelijk ook offline opslaan waardoor ze altijd beschikbaar zijn. Jij bent de eigenaar van de documenten en mappen en hebt zelf alle controle over wat je er neerzet, verwijdert en deelt.
SharePoint
Share is Engels voor delen: je deelt een schijf met je team. Vergelijkbaar met een netwerkschijf zoals we die kennen op een fileserver. Iedereen die toegang heeft tot de omgeving kan bij de documenten. De rechten worden centraal gemanaged door de administrator. SharePoint is een plek wat geschikt is voor samenwerking en delen met een strakke controle op rechten en toegang.
Wanneer gebruik je wat?
OneDrive kun je het beste gebruiken als je met documenten werkt die niet direct gerelateerd zijn aan een project en/of door andere medewerkers (nog) niet zichtbaar mogen zijn. Wil je wel dat bepaalde documenten zichtbaar worden voor (bepaalde) medewerkers dan kun je die documenten makkelijk delen. De documenten blijven dan op één plek staan en er blijft maar één versie van het document. Jij hebt het beheer over het document, jij kunt bepalen wat die medewerkers met de documenten mogen doen, en kunt zelf bepalen welke medewerkers er nog bij de documenten mogen komen.
SharePoint Online is bedoeld om samen mee te werken. SharePoint Online heeft sinds januari 2019 twee soorten, een communicatiesite en een projectsite. Voor beide geldt dat ze bedoeld zijn om samen te werken, waarbij projectsites een plek is waar je de belangrijkste informatie rond een project kwijt kunt en een communicatiesite juist een plek is waar medewerkers eenvoudig met elkaar kunnen communiceren.
Bij een projectsite zijn de rechten strak afgesteld waarbij de administrator kan kiezen of de medewerkers de documenten mogen zien en bewerken ja of nee. Bij een communicatiesite zijn de rechten soepeler, alle medewerkers kunnen standaard alle documenten zien en bewerken. Op zowel de projectsite als de communicatiesite kun je werken met uitgebreide metadata, waardoor er geen ‘mapjes-in-mapjes’ meer komen en bestanden makkelijk terug te vinden zijn.