Als je zaken met de overheid doet, heb je er vast al van gehoord en mee te maken gehad: PEPPOL. Wat is PEPPOL en wat kun je ermee?
Wat is PEPPOL?
PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online. Het netwerk werd in 2008 opgericht als testproject van de Europese Commissie. Via dat netwerk kunnen aangesloten organisaties elektronische documenten naar elkaar versturen. Een mooi voorbeeld hiervan is de UBL factuur oftewel de e-factuur.
Verplichting e-factuur
Voor nieuwe leveranciers die zaken willen doen met de overheid is het vanaf 1 januari 2017 verplicht om een e-factuur te sturen. En sinds april 2019 voor alle leveranciers. Het is ook een trend aan het worden binnen het bedrijfsleven. Je ziet steeds vaker dat er naast een PDF ook een XML wordt meegestuurd. Deze XML is opgemaakt in de UBL Standaard. Deze vorm van facturatie is veiliger.
Veiligheid PEPPOL
De kracht van deze veiligheid zit hem in de ‘acces points’ die versleutelde berichten (e-facturen) onderling tussen bedrijven en/of overheid versturen. Als deelnemer moet je je registreren op het PEPPOL netwerk en vervolgens krijg je een PEPPOL id. Dankzij deze ID is er geen misverstand meer mogelijk over wie je bent. Om e-facturen te kunnen versturen dien je eerst aangesloten te zijn bij een acces point. Er zijn op dit moment meer dan 200 van deze acces points.
Maak er ook gebruik van in jouw ERP systeem
De meeste moderne ERP systemen zoals Exact Globe kunnen al e-facturen versturen en ontvangen via PEPPOL. Het voordeel hiervan is dat in veel gevallen facturen direct ingelezen kunnen worden en dat je de facturen niet meer handmatig hoeft in te kloppen. Helaas gebruikt het bedrijfsleven nog maar weinig de mogelijkheid van e-facturatie (2%). Het is een kip-en-ei probleem. Als je er niet om vraagt krijg je ze ook niet. En als niemand ze meestuurt weet je het bestaan er ook niet van. Het meesturen van een UBL bij de PDF is niet meer dan een vinkje zetten.
Maak jij de overstap?
Nu de overheid haar leveranciers verplicht om e-facturen te sturen, stappen ook steeds meer bedrijven over op e-facturatie. Het is dus ook handig om deze overstap te maken. Niet alleen om aan deze verplichting te voldoen, maar ook omdat het andere voordelen oplevert voor jou als ondernemer. De foutgevoeligheid is bij het e-factureren vele malen kleiner, daarbij bespaar je heel veel tijd doordat er minder handelingen nodig zijn en ook levert het een kostenbesparing op. Interessant voor ieder bedrijf die nu nog de overstap moet maken!