Waarom elke organisatie een IT-organisatie is
Een nieuwe werkelijkheid
SW-bedrijven hebben er de laatste jaren flinke uitdagingen bij gekregen. Deze eens zo beschutte wereld staat meer dan ooit bloot aan allerlei externe invloeden. Met als meest ingrijpende gevolg dat SW-bedrijven in toenemende mate in staat moeten zijn om zichzelf te redden. Er heeft een flinke verschuiving plaats gevonden in de manier waarop het presenteren van SW-bedrijven wordt bekeken. Waar vroeger de primaire opdracht was om, ondersteund door subsidie, mensen zinvol werk te verschaffen en waar mogelijk te ontwikkelen, is tegenwoordig financieel resultaat een voorwaarde voor het uitvoeren van de primaire taak. Bovendien worden de resultaten ten aanzien van het ontwikkelen van mensen als prestatiefactor gezien waarop wordt afgerekend.
Aanpassen SW-organisaties
Op welke manier moeten SW-organisaties zich hieraan aanpassen? Wat zijn de resultaten waarop moet worden ingezet. Welke activiteiten moeten versterkt worden en van welke kan het beste afscheid worden genomen? Hoe navigeert een SW-bedrijf in deze nieuwe werkelijkheid? Uiteraard bestaand daar geen simpele antwoorden op. Om te beginnen is dit sterk afhankelijk van de bestaande situatie. Externe factoren zijn bijvoorbeeld de kenmerken en samenstelling van de doelgroep(en), zakelijke mogelijkheden in de regio en de verhouding met de gemeente(n). Maar ook interne kenmerken spelen een rol, zoals de aanwezige specialismen, commerciële vaardigheden en samenwerkingsverbanden. Deze zaken leveren voor elke organisatie weer een unieke startpositie op. Om een visie te ontwikkelen en te realiseren die antwoord biedt aan de uitdagingen die er liggen, is een complex van zaken nodig, beginnend bij een goed management met een visie en de daadkracht om de gestelde doelen te bereiken. Er is samenwerking nodig met allerlei organisaties in de omgeving van SW-bedrijven. Niet alleen met gemeenten, andere overheidsorganisaties en collega SW bedrijven maar ook met commerciële partijen waarmee zaken gedaan kan worden. Verder zijn er uiteraard interne structuur en hulpmiddelen nodig waarmee SW-bedrijven hun taken kunnen realiseren. In dit artikel wordt daarop verder ingegaan en wordt met name de informatievoorziening van SW-organisaties belicht.
Informatie als pijler van organisaties
Flink versimpeld zouden organisaties beschouwd kunnen worden als een samenspel tussen mensen, hulpmiddelen en activiteiten. Er mist dan echter nog één essentiële pijler van organisaties: informatie. Informatie is altijd onderdeel geweest van bedrijfsvoering, maar het belang en de mogelijkheden op dit gebied zijn sinds de jaren 90 van de vorige eeuw explosief toegenomen. Er kan zelfs gesteld worden dat we ons op dit moment midden in een informatieve revolutie bevinden. Hele bedrijfsmodellen zijn tegenwoordig gebaseerd op het verzamelen, verwerken en weer toepassen van informatie. Bekende voorbeelden hiervan zijn: Marktplaats, Airbnb, Facebook, Uber en Google. Deze organisaties hebben één ding gemeen: alles draait om informatie. Maar dit geldt in feite ook voor veel dienstverleners zoals banken, verzekeraars, notarissen, adviesbureaus, advocatenkantoren, arbeidsbureaus, etc. Dit zijn niets meer of minder dan informatieverwerkende organisaties. In een lang verleden op papier en tegenwoordig in alle fasen van het proces digitaal.
Informatie is ook voor SW-bedrijven essentieel
Zo extreem als de bovengenoemde voorbeelden is het niet voor SW-organisaties, maar er zullen weinig mensen zijn die beweren dat informatie er in deze branche niet toe doet. In alle activiteiten binnen SW-organisaties wordt informatie vastgelegd, verwerkt en weer toegepast. Informatie over mensen, NAW, hun kennisniveau, beperkingen, opleidingen en groeipotentieel. Informatie over leveranciers en klanten, over projecten, orders, artikelen en hulpmiddelen. Financiële informatie, personeelsinformatie, salarisinformatie etc. Allemaal informatie die in de primaire en secundaire processen van een SW bedrijf noodzakelijk is. Informatie is niet alleen essentieel voor de uitvoering van processen, maar ook voor het besturen van de organisatie en alles wat daarbinnen gebeurt. Besturing vereist inzicht in de huidige situatie en de beweging daarin. Allemaal gebaseerd op informatie. Dit staat in schril contract met het belang, of eerder het gebrek daaraan, dat binnen veel SW-organisaties wordt gehecht aan informatievoorziening. Niet zelden wordt informatievoorziening vooral als kostenpost gezien en is er geen duidelijk beeld van de rol die het kan spelen bij het behalen van de doelen van de organisatie. Het is dan ‘….iets van ICT…’ en in de beleving vooral een technisch probleemgebied. Vaak zijn het de controllers die last hebben van de beperkingen in de informatievoorziening omdat zij de onmogelijke opgave hebben stuurinformatie en (externe) rapportages samen te stellen. Zij voelen zich een roepende in de woestijn omdat een effectieve informatievoorziening door hun collega’s nauwelijks als essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering wordt gezien. Overigens dezelfde collega’s die om allerlei rapportages vragen waarmee ze hun processen willen kunnen bijsturen.
Informatie als basis voor het navigeren in de nieuwe werkelijkheid
Informatie is dus onmisbaar voor de besturing van de SW-organisatie. We zijn dan weer terug bij het begin waar geconstateerd werd dat SW-organisaties steeds meer financieel zelfstandig moeten kunnen opereren en verantwoording moeten afleggen, zowel op het gebied van financiën als op het gebied van mensontwikkeling. Dit is alleen mogelijk als deze informatie correct, voldoende snel en traceerbaar in de organisatie verzameld en gepresenteerd kan worden. In de praktijk blijkt dit echter vaak een crime. Informatie zit opgesloten in oude en inflexibele systemen, de kwaliteit van gegevens in systemen is dramatisch en er zijn geen mogelijkheden om de informatie vanuit de verschillende systemen met elkaar te combineren. En zo is het, wat gechargeerd gesteld, blind navigeren in de nieuwe werkelijkheid: we weten wel waar we heen willen, maar hebben geen idee waar we staan en in welke richting we bewegen. In de huidige wereld is het dus voor SW-organisaties meer dan ooit van belang informatievoorziening op orde te krijgen. Voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering om op alle niveaus in de organisatie te kunnen sturen en om intern en extern te rapporteren.