Vanuit huis videobellen terwijl de vergadering wordt opgenomen tot een werkgever die in de gaten houdt wat je aan het doen bent. Mede door het thuiswerken komen er allemaal nieuwe vragen en onderwerpen over privacy voorbij.
Welke zaken op het gebied van privacy spelen er o.a tijdens deze roerige periode:
Thuiswerkende medewerkers monitoren
Als bedrijf blijf je graag in contact met je medewerkers. Nu ze thuiswerken raak je de controle kwijt. Maar mag je medewerkers monitoren via software of door controle van hun internet of email gebruik?
Het controleren op internet activiteiten is in veel gevallen technisch niet mogelijk. Behalve als je medewerkers via de zaak internetten Dus met een VPN op de zakelijke omgeving waarover ook het internetverkeer gaat. Wel kun je bijvoorbeeld via een EndPoint Security oplossing (bijv. Bitdefender) bepaalde content toestaan of blokkeren.
Werkt de werknemer op een privé laptop dan is monitoring niet mogelijk, Bovendien lijkt het dan minder snel gerechtvaardigd dan op een zakelijke laptop.
Er zijn ook bedrijven die nagaan of medewerkers wel inloggen of onlangs activiteit in de software hebben gehad. Houd er dan rekening mee dat je medewerkers thuis anders werken dan op de zaak.
Uit privacy oogpunt is het monitoren van je medewerkers niet zomaar geoorloofd. Alleen als je hier een legitieme reden voor hebt. Het is verplicht om je medewerkers zowel voor- als achteraf informeren. Maak ook duidelijk wat je medewerkers onder werktijd wel en niet mogen doen. Het kan ook als de medewerker toestemming geeft. Vaak ervaart deze, bewust of onbewust, de druk van zijn werkgever en heeft hij feitelijk geen keuze. Wat niet mag.
Privacy en thuiswerken
Thuiswerken kan privacy misbruik in de hand werken. Denk maar eens aan je gevoelige documenten die nu ook thuis te zien zijn. Het gebruik van (video) chatdiensten en de internetcriminelen die nu hun kans grijpen.
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen, laat je medewerkers in een veilige thuiswerkomgeving werken. Heb je je twijfels hierbij? Er zijn voldoende mogelijkheden waarmee je controleert of dit goed op orde is. Dat je alles technisch in orde hebt, draagt zeker bij aan de privacy van je medewerkers.
Maak de basisbeveiliging van de thuiswerkplek op orde. Vraag aan je medewerkers dat men zijn thuiswerkplek up-to-date houdt. En richt EndPoint bescherming in. Dit kun je prima opnemen in de huis- of spelregels van je organisatie.
Medewerkers kunnen ook veel bijdragen aan de beveiliging van hun omgeving door alert te zijn op de gevaren die er momenteel zijn. En alleen maar groter worden. Denk maar aan:
- Phishing
- CEO Fraude of whaling
- DDos aanvallen
- Zero Day aanvallen
- En andere vormen van internetcriminaliteit.
Als organisatie werk je ook aan het security bewustzijn van je medewerkers. Houd ze bijvoorbeeld periodiek op de hoogte en leer ze de mogelijke gevaren herkennen.
Videobellen
Ook het videobellen hoort bij veilig thuiswerken. Omdat gebruikers erom vragen zie je dat leveranciers in spelen op privacy en security. Zo hebben bepaalde videochattools privacy en security toegevoegd. Deze waarborg verschilt per leverancier. De Autoriteit persoonsgegevens heeft hier een keuzehulp voor, waarbij de privacy aspecten zijn meegenomen.
Zaken waar je rekening mee moet houden zijn:
1. Geen advertenties
Heeft een app gepersonaliseerde advertenties, dan moeten ze altijd meer van je weten. Anders kunnen de advertenties niet getoond worden.
2. Beveiligde communicatie
Voer je vertrouwelijk gesprekken, waarvan niemand de inhoud mag zien? Zelfs de aanbieder van de app niet? Gebruik dan een app die end-to-end versleuteling ondersteunt. Deze techniek laat alleen de verzender en de ontvanger de inhoud van het gesprek zien. Belangrijk om te weten: end-to-end versleuteling ondersteunt geen groepsgesprekken.
3. Geen metadata
Voer je gevoelige een-op-een gesprekken? De app zou dan geen gegevens moeten verwerken over het gesprek, zoals met wie je belt. Dat noem je metadata. Kijk naar apps die dat zo min mogelijk doen.
Privacy wordt volwassen
Je ziet door de invoering en ontwikkeling van de AVG al veel verschillen met privacy en security van jaren geleden. Werkgevers en werknemers denken veel beter na over deze aspecten. Vaak worden ze ook meteen meegenomen en niet (meer) achteraf ingevoerd. Dat komt omdat men hierom vraagt. Privacy zet duidelijk een stap naar volwassenheid. En daar dragen we allemaal aan bij.