Dat ERP implementatie projectmatig moet gebeuren zal niemand verbazen. Het is immers een uniek resultaat dat eenmalig gerealiseerd moet worden met een tijdelijk daarvoor ingerichte organisatie. Maar welke aanpak moet dan worden gekozen voor een dergelijk project?
Typen projecten
Om te kunnen bepalen op welke manier een project moet worden aangepakt, zal eerst vastgesteld moeten worden met welk type project we te maken hebben. Daarvoor eerst een classificatie op basis van de mate waarin resultaat en route van het project vooraf bekend zijn:
Het goede nieuws is dat een ERP implementatie een van meer voorspelbare typen projecten is: een Blauwdruk project. De route, in termen van de nemen stappen en uit te voeren activiteiten, is goed vooraf te bepalen en ook het resultaat kan vooraf worden uitgewerkt. Zeker met behulp van een gedegen analyse. En dat is dan ook direct de eerste inhoudelijke stap in de implementatie.
Een andere manier om projecten te typeren, is te kijken of een project één of meerdere dimensies heeft (techniek, mensen, organisatie, projecten, commercie, juridisch et cetera) in relatie tot de inhoudelijke complexiteit:
En daaruit volgt het slechte nieuws: een ERP implementatie is bijna altijd een veranderproject, het meest complexe project in de getoonde typeringen. Een ERP implementatie heeft per definitie meerdere dimensies. Het gaat over: processen, mensen (en hun gedrag), technologie, financiën, logistiek et cetera. Ook is het vrijwel altijd een complex traject omdat het grote delen van een organisatie en de processen daarin raakt en daarbij diep in kan gaan op die processen. Een ander complexiteit verhogend aspect van Veranderprojecten is het feit dat acceptatie van het resultaat ook een grote rol speelt in de mate waarin het project succesvol kan zijn.
De aanpak van een ERP implementatie
Wat betekenen bovenstaande typeringen nu voor het inrichten van en werken aan een ERP Implementatie project? Enkele adviezen:
- Op het hoogste niveau in de organisatie moet een duidelijke visie bestaan ten aanzien van het projectresultaat, de noodzaak en de investering daarvoor
- Op het hoogste (relevante) niveau in de organisatie moet eigenaarschap en steun bestaat voor het project
- Zorg voor een idee van onvermijdelijkheid (het moet, het is logisch)
- Neem iedereen die (op enig manier) geraakt wordt door dit project vanaf het begin mee
- Neem tijd en ruimte voor goede communicatie over het project
- Neem tijd en ruimte voor mensen om te wennen aan de veranderingen
- Structureer en plan de route goed (zorg voor houvast) op zowel tijd (timing, planning), geld als inhoud (afbakening)
- Wees waakzaam voor zogenaamde scope creep ofwel het sluipenderwijs ongemerkt uitbreiden van de omvang van het project
En zo zijn er nog talloze andere adviezen te geven maar wil ik richting afronding met de mogelijke stappen in een ERP Implementatie project.
De stappen in een ERP implementatie
De volgende globale fasering kan als leidraad voor ERP implementaties worden gebruikt:
- Initiatie: de fase waarin het project wordt ingericht en plannen worden opgesteld. Dit is de fase waarin veel van de hierboven genoemde adviezen kunnen worden toegepast. Denk aan: eigenaarschap en steun van het senior management, de organisatie voorbereiden op de komende verandering, starten met de communicatie over project op alle (relevante) niveaus in de organisatie et cetera.
- Analyse: zoals al aangegeven kan een ERP implementatie hanteerbaar en meer voorspelbaar worden gemaakt door een gedegen analyse aan het begin van het project. Op basis daarvan worden de volgende stappen in het project vormgegeven en gepland. Denk daarbij bij voorkeur van achter naar voren: waar willen we op kunnen sturen? Van welke processen? Wat moeten we dan vastleggen? Hoe richten we het ERP systeem dan in?
- Inrichting: op basis van de analyse worden processen aangepast, rollen ingericht (of bevestigd), het ERP systeem ingericht, koppelingen gelegd, rapportages ingericht et cetera. In deze fase worden de harde resultaten van het project zoals proces- en rolbeschrijvingen en het ingerichte systeem gerealiseerd.
- Implementatie: in deze fase wordt de gerealiseerde inrichting in de organisatie geïntroduceerd en wordt iedereen die gebruik gaat maken van de nieuwe inrichting daarvoor geïnstrueerd. Ook de gebruikerstesten vinden in deze fase plaats zodat de eerste ervaringen opgedaan kunnen worden met de nieuwe oplossing en er nog de mogelijkheid bestaat enige aanpassing aan te brengen op basis van deze ervaringen. Deze fase levert de meer zachte resultaten van het project: geïnstrueerde gebruikers en veranderde processen en procedures.
- Transitie, Borging en Nazorg: deze fase omvat het live gaan met de nieuwe oplossing en de nazorg daarop en de borging van het nieuwe resultaat door een goed beheer en ondersteuning van de gebruikers. De transitie is meestal een intensief proces waarbij het zeer verstandig is dat vooraf nauwgezet en gedetailleerd te plannen.
ERP implementaties zijn niet zonder reden het type projecten dat vaak met mislukking wordt geassocieerd. Maar met de juiste intenties van alle betrokkenen, een goede voorbereiding en een gestructureerde aanpak zou het zo maar een succes kunnen worden.