Het verwerken van declaraties voor maaltijden, gereden kilometers en andere onkosten is voor de financiële administratie van veel bedrijven en organisaties een tijdrovende klus. Het uitbetalen van gedeclareerde bedragen naar medewerkers, het terugvragen van de belasting en het goed verwerken in de boekhouding is een klus waar veel administrateurs tegenop zien. Als directeur of bestuurder raak je ook nog eens makkelijk het overzicht kwijt. Wat wordt er gedeclareerd en door wie? Het kan beter, makkelijker en sneller en gelukkig op een eenvoudige manier.
Het aantal en verschillende typen declaraties kan voor een bedrijf of organisatie behoorlijk oplopen. Hoe hou je in die enorme berg bonnetjes het overzicht? Wie declareert wat en hoeveel? Hoe verwerken we dit goed in onze financiële administratie? Er gaat veel tijd verloren met het al dan niet goedkeuren van bonnetjes. Vaak gaat een foto van het bonnetje langs verschillende mensen in de organisatie die hun goedkeuring moeten geven. De inschatting is dat één bonnetje al gauw 15 tot 20 minuten tijd kost. Anders gezegd: declaraties zorgen voor een behoorlijke workload. Dat kan beter.
SRXP
Het antwoord is: Exact SRXP. Onze adviseur ERP Oplossingen & Applicaties, Lennart Schultz, legt uit. “SRXP is een applicatie waarmee het verwerken van declaraties een heel stuk eenvoudiger wordt. Een foto van de bon wordt door SRXP als het ware direct ontleed. De gegevens vanaf de bon worden herkend en automatisch opgehaald. Denk aan de crediteur, het belastingpercentage en -bedrag, het totaalbedrag, het type declaratie. De app herkent dit allemaal en zorgt dat de bon direct bij de juiste persoon terechtkomt om goed of af te keuren. Bij goedkeuring komt de bon direct in de administratie terecht en staat ie klaar voor betaling.” SRXP zorgt dus voor een efficiënte afhandeling van declaraties en voor een besparing van meer dan 75 procent op de verwerkingstijd.
Voordelen
SRXP biedt dus vele voordelen. Een overzichtje:
- Zoals gezegd levert de verwerking van declaraties met SRXP een enorme tijdwinst op.
- Real-time inzicht in de declaraties van je medewerkers en daarmee grip op je uitgaven.
- Inrichten naar eigen wens. Wil je bepaalde declaraties uitsluiten of juist direct goedkeuren? Je kunt de app met je eigen businessrules inrichten. Wil je bijvoorbeeld kilometerdeclaraties van minder dan 10 kilometer niet zien, maar gelijk goedkeuren? Dat kan. Maaltijdvergoedingen van meer dan 100 euro niet vergoeden? Kan ook.
- Integratie met elk boekhoudpakket. Lennart: “Wij koppelen het zelf in Exact, maar in principe is SRXP een algemeen systeem. Ook als je niet met Exact werkt, kun je met SRXP werken.”
- Goedkoop! Niet onbelangrijk: de kosten van SRXP zijn erg laag. “En het is in een dag geïnstalleerd, in de meeste gevallen”, voegt Lennart toe. “Het is een kwestie van zaken als de administratie en bijvoorbeeld creditcards goed koppelen. En alle stamgegevens goed invullen, zoals medewerkers, afdelingen en managers.
- Snel en foutloos. Belangrijke gegevens op de bon worden snel herkend. Fouten worden op deze manier zeer zeldzaam. Ook medewerkers willen hun declaratie snel uitbetaald hebben, zij hebben het bedrag immers voorgeschoten. Met SRXP kan dat.
- Automatisch gereden kilometers toevoegen. Dankzij de integratie van Google Maps in SRXP worden automatisch verreden kilometers berekend en toegevoegd.
Meer weten?
Lennart: “We zijn kort geleden begonnen met het aanbieden van deze applicatie. We merken dat alle klanten die met declaraties te maken hebben, dit zo snel mogelijk geïmplementeerd willen hebben. En gezien de voordelen is dat heel begrijpelijk. Dus: meer weten? Laat het óns weten en dan maken we snel een afspraak.”
Kijk het webinar terug
Eerst zelf meer ontdekken over deze applicatie. Dat kan! Download het webinar nu!