De afgelopen jaren zijn er vele artikelen verschenen met betrekking tot het onderwerp vergaderen in SharePoint. Microsoft leverde tot en met de SharePoint 2010 versie een standaard ‘vergadersjabloon’ mee, maar zijn daar vanaf versie 2013 mee gestopt. Voor vele organisaties was dat echter wel de eerste kennismaking met het digitaal managen van een vergadering. Microsoft zelf schreef hierover op hun productenblog dat men gebruikers van SharePoint en Office meer gebruik wil laten maken van de combinatie tussen Outlook, OneNote en SharePoint om vergaderingen digitaal te voeren. De functie van Outlook is vrij duidelijk, maar OneNote zal voor vele medewerkers op secretariaten wellicht nog niet ontdekt zijn tussen de Microsoft Office applicaties. In de basis komt het erop neer dat OneNote een notitieblok is die kan worden opgeslagen op een SharePoint locatie of OneDrive. Hierdoor is de inhoud van het notitieblok met anderen te delen en kan er beter worden samengewerkt. In sommige scenario’s is dit een prima oplossing.
Een zeer groot nadeel van OneNote is echter dat de informatie op een ongestructureerde wijze wordt opgeslagen. Dit betekent dat er grote discipline nodig is om ervoor te zorgen dat formele vergaderingen telkens op exact dezelfde wijze worden getoond aan de vergader deelnemers. Een ander groot nadeel dat OneNote geen koppelingen kent met andere SharePoint onderdelen zoals taaklijsten en documentbibliotheken.
Organisaties zijn genoodzaakt om afscheid te nemen van de SharePoint 2010 meeting workspaces aangezien SharePoint 2010 niet meer ondersteund wordt. In SharePoint 2013, 2016 en Office365 is dit sjabloon niet meer aanwezig.
Waarom vergaderen met SharePoint?
Naast SharePoint zijn er vele apps te vinden in de appsstore van Apple en Android die het mogelijk maken om vergaderstukken en agenda’s digitaal te delen met leden van een overleg. Het grootste nadeel van veel van deze apps is dat deze feitelijk een documentenomgeving creëren naast de bestaande SharePoint omgeving. Documenten moeten dan van de ene omgeving naar de andere omgeving worden gekopieerd. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat een vergadering een onderdeel is van bijvoorbeeld een project waarbij ook projectdocumenten worden geproduceerd. Uiteindelijk wil je alle relevante informatie bij elkaar terug zien vanuit één veilige locatie en niet willen zoeken in verschillende apps. De SharePoint gedachte is: “werken vanuit één veilige centrale database”. Met name om deze reden leent SharePoint zich dus uitstekend om vergaderstukken te delen. Alle deelnemers van de digitale vergadering kijken naar, en werken immers vanuit dezelfde informatie.
OneNote en SharePoint?
Zoals hierboven reeds geschreven neemt OneNote volgens Microsoft een belangrijk plek in. OneNote en SharePoint hebben eigenlijk een haat-liefde verhouding met elkaar. SharePoint is gericht op vaste structuren en patronen, terwijl OneNote de gebruiker alle vrijheid geeft om een eigen invulling te geven aan de inhoud van een notitieblok. Een OneNote notitieblok wat je met een team wilt gebruiken om samen te brainstormen en wat je dus opslaat op een SharePoint omgeving waar je ook officiële documenten en taken bijhoudt kan een gouden combinatie zijn.
Voor vergaderingen is dat niet altijd het geval. Zeker de meer formele vergaderingen kennen in de regel een vaste structuur. Ook notulen zijn dan onderhevig aan het feit dat ze uniform opgemaakt en archiefwaardig moeten zijn. Het volledig open en vrije karakter van OneNote schiet voor dit doeleinde dus veelal te kort.
Vergaderen met SharePoint: welke onderdelen heb ik nodig? Een vergadering bestaat in de regel uit de volgende onderdelen:
– Een vergaderdatum
– Agendapunten
– Taken
– Besluiten
– Notulen
Nu is het relatief eenvoudig om in SharePoint een teamsite te maken en daarop de desbetreffende lijsten en bibliotheken te installeren. Wat dan echter ontbreekt is de samenhang tussen bovenstaande onderdelen. Een agendapunt is veelal verbonden met een datum, en een document weer met een agendapunt. Idealiter zou je alle informatie welke bij een agendapunt hoort in één overzicht willen zien. Standaard kun je in SharePoint met filters werken, maar dan moet je dus achteraf aangeven bij welk agendapunt een specifiek document hoort. Dit is niet alleen onhandig, maar ook nog eens foutgevoelig. Daarnaast wordt het een steeds moeilijkere opgave aangezien het aantal agendapunten en documenten in de loop der tijd enorm zal toenemen.
De evolutie van het nieuwe SharePoint vergadersjabloon
De afgelopen jaren ben ik veelvuldig betrokken geweest bij het inrichten van digitale vergaderomgevingen op basis van SharePoint. Tijdens deze projecten kwamen de volgende vanuit de diverse organisatie veelvuldig naar voren:
- Er is behoefte aan een uniform vergadersjabloon voor de gehele organisatie. Iedereen moet op dezelfde manier kunnen werken.
- Het sjabloon moet aan te passen zijn aan specifieke eisen en wensen van de organisatie. Geen organisatiecultuur is hetzelfde. Het opnemen van specifieke eisen en wensen is een must.
- Documenten en andere informatie moet worden opgeslagen op de eigen server locatie. Het verplaatsen van bedrijfsgevoelige informatie naar een externe App / andere (cloud)dienst is niet wenselijk.
- Het sjabloon moet kunnen worden opgenomen in de eigen SharePoint omgeving. Dit moet zowel online als on-premise kunnen, ongeacht de SharePoint versie. (standaard of Enterprise)
Uiteindelijk hebben de ervaringen, welke zijn opgedaan tijdens de verschillende projecten, geresulteerd in een sjabloon die aansluit bij de eisen en wensen van vele klanten.
De oplossing zoals deze nu is gerealiseerd is volledig gebaseerd op standaard SharePoint functionaliteit zonder dat daarbij aanvullend maatwerk geïnstalleerd hoeft te worden. Er worden geen aanpassingen gedaan aan standaard masterpages of andere SharePoint bestanden. Alleen specifieke opmaak en functionaliteiten worden aangeroepen vanuit een meegeleverd CSS bestand(cascading style sheet) en een query bestand, die in de siteactiva worden opgeslagen.
Vergadersjabloon voor SharePoint 2013, 2016 en SharePoint online.
De hoofdfunctionaliteiten van het Arrix vergadersjabloon
Gebruikersinterface:
- Er is speciale presentatie weergave die is geoptimaliseerd voor weergave op een beamer of TV scherm.
- Er is standaard een gebruikers- en een beheerders weergave.
- De gebruikers zien standaard een landingspagina die de eerstvolgende agenda en andere relevante informatie toont.
- De gebruiker ziet in een lijst een overzicht van alle eigen ingebrachte agendapunten.
Hoofdfunctionaliteiten:
- Er kunnen repeterende agenda’s met vaste hoofdpunten worden gemaakt.
- Daarnaast kunnen er vaste en variabele sub punten worden toegevoegd aan de agenda.
- Aan een agendapunt kunnen documenten, taken en besluiten worden gekoppeld.
- De leden kunnen hun eigen agendapunten toevoegen. Deze kunnen vervolgens worden goedgekeurd door de beheerder alvorens ze definitief op de agenda komen.
- Notulen kunnen ten tijde van de vergadering direct worden vastgelegd bij het desbetreffende agendapunt. Vervolgens kunnen de notulen na afloop van de vergadering in één keer naar Word kunnen worden geëxporteerd.
Conclusie
In de praktijk blijkt dat het door ons ontwikkelde vergadersjabloon een uitstekende opvolger is van originele vergadersites zoals deze aanwezig waren in SharePoint 2007 en 2010. Daarbij zullen nieuwe projecten die wij uitvoeren ook altijd weer leiden tot nieuwe inzichten die in toekomstige updates van het sjabloon opgenomen zullen gaan worden zodat alle klanten daar weer van kunnen profiteren.