Handmatig facturen verwerken klaart de klus, maar efficiënt is het niet. Toch zien we dat veel organisaties nog op deze manier werken. Zonde! Het kan zoveel makkelijker: voor alle werknemers die betrokken zijn bij de financieel administratieve processen in de organisatie. En dan hebben we het nog niet eens over de archiefkasten die uitpuilen met ordners vol facturen en stapels papieren op de werkplek. Tijd voor verandering!
Het printen van een factuur geeft je misschien het gevoel dat je grip hebt, omdat de administratie tastbaar is en je gewend bent aan de huidige werkwijze. Maar niets is minder waar! Soms moet je gewoontes doorbreken om als organisatie te blijven groeien en ruimte te maken voor nieuwe stappen. Het digitaliseren en automatiseren van de facturenstroom is de eerste stap om de financieel administratieve processen beter in te richten. Met de juiste software voor factuurverwerking ervaar je snel de voordelen: een investering die zich op korte termijn terugverdient. Daarna wil je nooit meer terug naar handmatig werken!
De belangrijkste voordelen van factuurverwerking software
1. Efficiënter werken
Je bent minder tijd kwijt aan het verzamelen en organiseren van facturen dankzij scan en herken software. Facturen worden automatisch opgepakt uit de mailbox en fysieke documenten kan je gelijk inscannen. Vervolgens worden ze onder de juiste administratie geplaatst. Ofwel: sneller klaar met jouw financiële administratie. Efficiënter werken, dus goed voor de portemonnee!
2. Altijd en overal inzicht
Altijd en overal real-time inzicht. Je hebt volledig inzicht en controle over je financiële administratie, doordat facturen direct worden geboekt en gearchiveerd. Je ziet in één oogopslag wat de geldstroom is van je bedrijf, waardoor je meer grip hebt op je financiën. Zo kan je op tijd bijsturen. Levert je misschien zelfs concurrentievoordeel op!
3. Nauwkeuriger werken, minder fouten
Je bent bezig met het overtypen van financiële gegevens en later blijkt er een fout in te zitten. Oeps! Dat kost tijd en geld. De kans op fouten is aanzienlijk kleiner door de automatische herkenning van gegevens. En werk je met goederenfacturen? Met 3-way-matching worden de bestelling, ontvangst en factuur direct op elkaar afgestemd. Hierdoor kan je met een gerust hart de factuur laten fiatteren of direct betaalbaar stellen.
4. Makkelijker fiatteren
Vooraf bepaal je aan welke fiatteurs een factuur aangeboden moet worden (eventueel aan de hand van boekingsgegevens). Dit kan op meerdere niveaus. Pas na volledige goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Zo houd je controle en betaal je pas als alles akkoord is! Met een audit-trail kan je zelfs achteraf inzien wie de factuur heeft gefiatteerd. En ben je buiten de deur? Geen probleem! Met een app kan je altijd en overal facturen fiatteren.
5. Nooit meer facturen kwijt
Je bent op zoek naar een factuur, maar weet niet meer exact van welk jaar en wat de productnaam is. Hoe ga je die factuur vinden? Het overkomt de beste, maar is behoorlijk vervelend. In financiële software wordt het meteen opgeslagen en kies je zelf op welke criteria je wilt zoeken. Facturen zijn zelfs terug te vinden op inhoud: alle herkende tekst in het document. Geen tijdrovende zoektochten meer!
6. Scheelt ruimte
Volle archiefkasten en een bureau met stapels papier zijn verleden tijd. Alles staat netjes in één digitaal archief, waar je makkelijk in kan zoeken. Scheelt ruimte! Eindelijk plek voor extra werkplekken.
7. Snellere communicatie
Toegankelijke informatie maakt communicatie met betrokken partijen makkelijker, zowel intern als extern. En moet je bijvoorbeeld bij de overheid een belangrijke aanvraag indienen? Dat is zo geregeld met alle financiële gegevens paraat.
8. Duurzaamheid
En als laatste, maar zeker niet minst belangrijke voordeel: je werkt papierloos! Zo draag je als bedrijf bij aan een schonere wereld en duurzame toekomst. Daar kan je niet meer omheen.