Nog niet iedere organisatie werkt met het automatisch verwerken van facturen. Daar zijn diverse redenen voor te vinden. Zo wordt er aangehikt tegen de tijd die geïnvesteerd moet worden om processen te veranderen en om gebruik te maken van een nieuw pakket, ziet men op tegen de kosten die gemoeid gaan met de aanschaf en inrichting van de nieuwe software en/of wordt er gedacht dat de huidige processen te complex zijn.
Maar zijn deze bezwaren nog wel van deze tijd? De tijd van het verslinden van papier is voorbij en digitale factuurverwerking levert bovendien nog veel meer voordelen op. 5 redenen waarom je jouw factuurverwerking moet automatiseren:
1. Geen kwijtgeraakte facturen meer
Misschien herken je het wel? Een crediteur belt op en vraagt wat de status is van de betaling van de factuur. Een zoektocht naar de factuur begint en die is vaak frustrerend en kost de nodige tijd. Facturen belanden vaak onderaan de stapel op het bureau en verdwijnen op deze manier. Door facturen in te scannen en digitaal te verwerken of facturen per e-mail te ontvangen en vervolgens in te lezen, ga je steeds meer naar papierloos werken.
2. Inzicht in facturen, dus altijd overzicht
Wanneer facturen bij de financiële administratie binnenkomen, worden ze eerst verspreid naar de verschillende personen die ze moeten goedkeuren binnen de organisatie. Welke factuur waar ligt en wat de status daarvan is, is daarna vaak de vraag. Bij het digitaal verwerken van facturen kun je ten alle tijden de factuur inzien, weet je wie welke factuur al heeft goedgekeurd en bij wie eventueel een factuur blijft hangen. De personen die facturen moeten goedkeuren, krijgen automatisch een e-mailbericht dat er facturen klaar staan om goedgekeurd te worden.
3. Digitaal archief, facturen eenvoudig terug te vinden
Elke factuur die digitaal wordt verwerkt, wordt in het digitale archief opgeslagen. De voordelen hiervan? Geen collega’s meer aan je bureau of je nog even een oude factuur kunt opzoeken. Iedere medewerker die aan een factuur is verbonden binnen het pakket, kan nu zelf de facturen terugvinden. Ook tijdens de accountantscontrole werkt dit vele malen gemakkelijker. Je hoeft niet meer oude ordners te doorzoeken naar een factuur. In het digitale archief zoek je gewoon op factuurnummer.
4. Kortere verwerkingstijd / tijd besparing
Door de verwerking van facturen te digitaliseren, kunnen facturen niet meer onnodig lang bij een collega op het bureau blijven liggen. Medewerkers worden geattendeerd op goed te keuren facturen, doordat er e-mail notificaties worden verstuurd. Desgewenst kunnen zelfs meerdere personen dezelfde factuur gelijktijdig inzien. Dit proces verloopt vaak vele malen sneller dan dat de factuur fysiek de organisatie doorloopt. Daarnaast hoeven facturen niet meer volledig handmatig ingeboekt te worden. Door herkenningssoftware worden gescande facturen automatisch uitgelezen. Hierdoor wordt veel informatie automatisch ingevuld. Facturen doorlopen hierdoor de processen veel sneller, waardoor je ook vaker gebruik kunt maken van betalingskortingen.
5. Kostenbesparing
Door het verwerkingsproces te automatiseren worden processen versneld. Daarbij worden er door de herkenningssoftware minder fouten gemaakt en kan er meer werk worden verzet door minder mensen. Als je ook nog gebruik kunt maken van betalingskortingen omdat de facturen eerder worden betaald, levert dit een kostenbesparing op.
Digitale factuurverwerking is de toekomst
Digitale factuurverwerking is de toekomst en niet alleen voor grote bedrijven. Het loont om over te stappen op een nieuw systeem, want verouderde bedrijfsprocessen kunnen het einde betekenen van het succes van je organisatie. Wanneer ga jij over een oplossing nadenken om de factuurverwerking binnen je organisatie te stroomlijnen? Jouw klanten doen het al.
Over ons
Arrix B.V. is een ICT-specialist in Drachten, gespecialiseerd in onder meer automatisering en digitaal samenwerken.
Ook hebben wij oplossingen voor ICT-beveiliging, VoIP en digitaal samenwerken.