Bij het starten van projecten is één van de vragen vaak: moeten we hier een projectmanager op zetten of kunnen we wel zonder? Projectmanagement is weer een kostenpost op het project en wat voegt een projectmanager eigenlijk toe? Maar kunnen we zelf het project wel in de hand houden? Wat is wijsheid?
Complexiteit
Zoals zo vaak in de praktijk van business en IT projecten is een simpel en universeel antwoord niet te geven. Verschillende factoren bepalen of de inzet van professioneel projectmanagement noodzakelijk is. Factoren die zich het best laten samenvatten onder de noemer: complexiteit. Daarbij moet worden gedacht aan:
- de omvang van een project (aantal interne betrokkenen, aantal geraakte processen, aantal geraakte systemen, aantal betrokken externe partijen et cetera)
- mate waarin adoptie van het resultaat door interne en/of externe stakeholders essentieel is voor het behalen van de projectdoelen
- samenhang in de verschillende onderdelen binnen het project en van het project met de buitenwereld (bijvoorbeeld: noodzakelijke volgorde van realisatie, afhankelijkheid van externe goedkeuring et cetera)
- De verwachte tijdsduur van het project
- De geïdentificeerde risico’s voor het project en de ernst daarvan in termen van gevolgen voor de organisatie en/of de omgeving
Het mag duidelijk zijn dat de inzet van een professioneel projectmanager bij toenemende complexiteit steeds meer voor de hand komt te liggen. Structurering van het project en coördinatie van mensen, middelen en doelen wordt dan belangrijker en de risico’s bij onvoldoende invulling daarvan groter.
Risico’s bij projecten zonder projectmanagement
Voorbeelden van problematische projecten zijn er helaas genoeg en als het om bekende organisaties of de overheid gaat, halen die soms ook de nieuwsmedia. Wat er dan mis gaat, betreft altijd het overbekende trio: tijd, geld en inhoud en als het tegenzit, een combinatie van deze drie. Een recent en bekend voorbeeld hiervan is het gestrande project voor de vervanging van de Basis Registratie Personen dat voor de derde (!) keer na een enorme overschrijding van tijd en geld geen bruikbaar resultaat heeft opgeleverd. Ook ERP projecten staan bekend om het relatief grote risico om niet, of veel later en tegen veel hogere kosten, het geplande resultaat te realiseren.
Meerwaarde van een projectmanager
Veruit de meeste problemen met projecten zijn terug te voeren op een gebrek aan regie op het project. Projecten vliegen uit de bocht omdat er onvoldoende inzicht bestaat in: gemaakte kosten, noodzakelijke inzet om resultaten te kunnen realiseren, afwijking tussen daadwerkelijke realisatie van resultaten en de planning daarvan, de afhankelijkheden tussen te realiseren resultaten, de nog noodzakelijke inzet van specialisten et cetera. Dit is te voorkomen door iemand die verstand heeft van het realiseren van projecten de regie en de verantwoordelijkheid te geven voor het project. Dat garandeert niet dat een project altijd precies volgens de vooraf opgestelde planning zal verlopen. Daarvoor is de werkelijkheid te weerbarstig. Een professioneel projectmanager zorgt er echter wel voor dat tijdens het project de betrokkenen in control zijn. Door inzicht te verschaffen in tijd, geld en inhoud, de prognoses daarvoor en alternatieven als daarover besloten moet worden. Zo overkomt een project de organisatie niet maar wordt het doelbewust en gecontroleerd bestuurd.