Neem de controle over het inkoopproces, een procedure waar elk moment telt en elke euro van belang is. Het beheersen van het inkoopproces is een essentieel onderdeel van zakelijk succes. Maar ondanks de vooruitgang in technologieën, worden bedrijven in sectoren zoals productie, retail en constructie nog steeds geconfronteerd met verouderde en tijdrovende handmatige handelingen bij het matchen van inkooporderbevestigingen met bestellingen.
Deze processen zijn niet alleen arbeidsintensief, maar ze brengen ook aanzienlijke risico’s met zich mee voor fouten en vertragingen. En dat is waar de echte uitdaging begint.
In de productie-industrie, waar elke seconde downtime kostbaar is, kunnen onjuiste leveringen of vertragingen in de levering van grondstoffen en materialen het productieproces verstoren en de kosten opdrijven. In de detailhandel, waar klanttevredenheid en voorraadniveaus de sleutel zijn tot succes, kunnen fouten bij het matchen van inkooporderbevestigingen leiden tot frustratie bij klanten en verloren verkoopkansen. En in de bouwsector, waar projectdeadlines strak zijn en afhankelijk zijn van tijdige levering van materialen, kunnen fouten bij het matchen van inkooporderbevestigingen leiden tot vertragingen, extra kosten en mogelijk reputatieschade.
Het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen met behulp van ImageCapture biedt een effectieve oplossing voor deze uitdagingen, ongeacht de branche waarin een organisatie actief is. Door inkooporderbevestigingen automatisch te matchen, hebben organisaties meer controle over hun inkoopproces en kunnen ze proactief problemen aanpakken voordat ze zich voordoen.
Hoe werkt het in ImageCapture en het volledige inkoopproces?
ImageCapture maakt gebruik van geavanceerde optische karakterherkenning (OCR) en intelligente algoritmen om inkooporderbevestigingen te scannen en de relevante informatie te extraheren, zoals leveranciersgegevens, bestelnummers, product beschrijvingen, aantallen, prijzen en leverdatums. Zodra de informatie is geëxtraheerd, wordt deze vergeleken met de gegevens van de oorspronkelijke bestellingen die zijn geregistreerd in het boekhoudsysteem van de organisatie.
Vervolgens wordt de inkooporderbevestiging automatisch gematcht met de bijbehorende bestellingen in het systeem, waarbij een 3-way match wordt uitgevoerd tussen de inkooporderbevestiging, de factuur en geboekte ontvangsten. Dit zorgt voor een nauwkeurige en betrouwbare verificatie van de ontvangen goederen en de bijbehorende factuur, waardoor fouten en discrepanties worden geminimaliseerd.
Daarnaast biedt ImageCapture de mogelijkheid om afwijkingen of onverwachte verschillen te signaleren en deze door te sturen naar de juiste personen binnen de organisatie voor verdere controle of goedkeuring. Hierdoor wordt het proces van het matchen van inkooporderbevestigingen gestroomlijnd en geoptimaliseerd, wat resulteert in een efficiënter inkoopproces en een verbeterde operationele controle.
Detectie en signaleringsmechanismen
Het hart van het automatische matchingproces ligt in de detectie en signalering van discrepanties tussen de ontvangen inkooporderbevestiging en de geregistreerde bestelling. ImageCapture analyseert nauwkeurig elk aspect van de inkooporderbevestiging en vergelijkt deze met de bijbehorende bestelgegevens op kop- en regelniveau. Eventuele afwijkingen worden direct gesignaleerd, waardoor organisaties snel kunnen reageren en corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Workflow en afwijkingsbeheer
Bij het identificeren van onacceptabele afwijkingen kan ImageCapture deze in een workflowproces opnemen, bijvoorbeeld voor verificatie bij de leverancier of goedkeuring binnen de organisatie. Hierdoor wordt het proces van afwijkingenbeheer gestroomlijnd en wordt voorkomen dat fouten onopgemerkt blijven.
Integratie en directe beschikbaarheid
Tot slot wordt de inkooporderbevestiging automatisch gekoppeld aan de juiste inkooporder en crediteur binnen het systeem, waardoor deze direct beschikbaar is bij het verwerken van de factuur. Dit zorgt voor een naadloze integratie en een gestroomlijnd proces van inkoop tot levering.
Concrete voordelen van automatisch matchen:
- Real-time Inzicht: Organisaties krijgen real-time inzicht in hun inkoopproces, waardoor ze sneller kunnen reageren op veranderingen en proactief problemen kunnen aanpakken.
- Efficiëntie: Het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen vermindert de tijd en moeite die nodig is voor handmatige controles, waardoor medewerkers zich kunnen richten op meer waardevolle taken.
- Kostenbesparing: Door fouten en discrepanties te minimaliseren, kunnen organisaties kosten besparen op nalevingsboetes, retourzendingen en herstelwerkzaamheden.
- Verbeterde leveringsnauwkeurigheid: Nauwkeurige matching van inkooporderbevestigingen zorgt voor een betere leveringsnauwkeurigheid, waardoor organisaties tijdig en correct kunnen reageren op leveringsbehoeften.
Met ImageCapture kunnen organisaties het inkoopproces optimaliseren, kosten besparen en beter voldoen aan de behoeften van hun klanten en leveranciers. Neem vandaag nog de controle over je inkoopproces en ontdek de voordelen van automatisch matchen van inkooporderbevestigingen met ImageCapture.
Klaar voor grip op inkoopproces? Aan de slag met ImageCapture!
Op woensdag 26 juni a.s. organiseren we een webinar over inkoopfactuurverwerking met Exact, tezamen met Scan Sys en onze FPG partner Collabite. Je leert hoe je facturen efficiënt verwerkt. Zowel op kop als regelniveau. Dit geldt voor zowel kosten- als handelsfacturen, inclusief 3-way matching met bestellingen en ontvangsten. Je krijgt tijdens het webinar uitgebreide informatie over hoe je het goedkeuringsproces van facturen kunt stroomlijnen en ontdekt hoe Scan Sys je ondersteunt met jouw specifieke administratieve behoeften.
Laat deze kans niet aan je voorbijgaan om te zien hoe Scan Sys jouw factuurverwerking transformeert en je veel tijd en moeite bespaart.