90% van de functionaliteiten in een ERP systeem is vaak afdoende, maar 10% komt vaak uit andere systemen. Anno 2019 zie ik nog steeds veel bedrijven die informatie overtikken van het ene systeem naar het andere systeem. Zonde van de tijd en geld. Het kan veel makkelijker!
Bijna elke ERP systeem op de markt heeft de mogelijkheid om met een ander systeem te koppelen. Heb je als bedrijf bijzondere processen of bijvoorbeeld orders die via een webshop of website lopen, dan wil je dit graag aan elkaar gekoppeld hebben.
Omdat ERP systemen vaak op een open database draaien, zoals SQL, kun je eenvoudig data importeren van de ene database naar de andere. De kunst is dat het gevalideerde en veilige data moet zijn. Hier zit hem vaak de crux. IT audits van accountants nemen dit fenomeen steeds vaker onder de loep. Daarom neemt de vraag naar standaardkoppelingen steeds meer toe. En de meeste ERP systemen willen juist niet dat je zomaar harde data in een tabel schiet. Ze bieden hiervoor dan ook standaard koppelmogelijkheden aan.
Op welke manier kan ik dan koppelen?
Stel er is geen standaardkoppeling beschikbaar tussen je ERP systeem en je webshop. Hoe ga je dan koppelen? De meest bekende ERP systemen, zoals Exact, bieden een API koppeling aan. API staat voor Application Programming Interface. Een API maakt het mogelijk om real-time applicaties met elkaar te laten communiceren. Het is een veilige en snelle manier van data-uitwisseling. Als beide systemen ook nog API documentatie beschikbaar hebben dan zijn er genoeg software bedrijven die kunnen helpen en dan ben je ook niet afhankelijk van je ERP leverancier.
Geen API beschikbaar?
Het kan natuurlijk voorkomen dat er geen API beschikbaar is. Dan is er nog altijd CSV en XML als koppelmogelijkheid beschikbaar. CSV staat voor Comma-separated Values. Het bevat een tabel van gegevens die vrijwel ieder softwarepakket kan exporteren en/of importeren. XML staat voor eXtensible Markup Language. XML lijkt qua indeling erg op HTML maar het verschil is echter dat HTML vooral gebruikt wordt om gegevens op te maken en XML om gegevens in te delen. Het zijn beide stabiele en veilige koppeltechnieken en er zijn verschillende mapping pakketten op de markt om die data te kunnen vertalen van het ene naar het andere pakket door middel van XML of CSV. Nadeel is vaak dat het om nieuwe data gaat en vaak worden wijzigingen niet ondersteund.
Wat kost een koppeling?
Een maatwerkkoppeling (API) laten maken kan snel in de papieren lopen. Een budget hiervoor kan tussen de € 10K en € 25K liggen. Het moet ergens op draaien (beheerskosten) en er worden vaak onderhoudskosten op jaarlijkse basis voor gevraagd. Gebruikers moeten testen en wijzigingen die later plaats vinden moeten ook betaald worden. Goed zoeken of er een standaardkoppeling is, kan dus snel lonen. De Return On Investment van FTE kosten qua overtikken is in beide gevallen snel gemaakt.