Microsoft Teams: Samenwerken aan documenten en projecten

Teams is een nieuw onderdeel van Office 365 waarmee een groep mensen (een team) snel met elkaar aan de slag kan om samen te werken aan documenten en projecten.

Onlangs heeft Microsoft voor alle Office 365 Enterprise en Educatie klanten deze ‘Teams’ functionaliteit geactiveerd. Je kunt Teams het beste beschrijven als het Outlook voor de moderne wereld. Alleen is het dan nu geen e-mail wat als communicatiemiddel wordt gebruikt, maar is alle communicatie gebaseerd rondom een chat functionaliteit.

Je kunt met een groep mensen samenwerken aan projecten en documenten en daarbij alle updates real-time met elkaar delen. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dus dat alle communicatie rondom het project of de documenten plaats vindt via chat in plaats van e-mail. Het idee hierbij is dat de communicatie voor het gehele team toegankelijk is en niet ligt opgesloten in de e-mail box van één persoon. Naast Chat kun je ook direct video- vergaderen met je teamleden.

Apps!

Teams bundelt al deze functionaliteiten in de webbrowser, mobiele apps voor smartphone & tablet en in een desktop applicatie waardoor je zonder gedoe snel toegang hebt tot alle Microsoft Team sites waar je lid van bent. In de regel werkt dit vaak net even prettiger dan via een webbrowser.

Als beheerder van een Team, kun je zelf bepalen welke onderdelen je wilt toevoegen aan je site. Standaard bevat deze de volgende onderdelen:

• Chat voor communicatie: In plaats van het rondsturen van e-mail en het CC-en van belanghebbenden, vind de communicatie plaats via Chat. Het grote voordeel hiervan is dat alles wat wordt gemeld rondom het project voor iedereen toegankelijk en terug te lezen is.
• Bestand opslag: Standaard wordt er een documentenbibliotheek aangemaakt waar documenten centraal in kunnen worden opgeslagen. Alle Teamleden hebben automatisch toegang hiertoe.
• Wiki – notitie blok: Dit kun je het beste vergelijken met een groot notitieblok waar alle leden van het team wetenswaardigheden en belangrijke informatie van het project in kunnen bijhouden.

Naast deze standaard elementen kunnen er ook nieuwe worden toegevoegd. Denk hierbij o.a. aan:

• Een specifieke SharePoint bibliotheek die je nodig hebt voor je project
• Een OneNote notitieblok
• Of een projectenplanbord voor het bijhouden van taken.
• Bots, die automatisch op basis van trefwoorden informatie voor jou zoeken of bijhouden.

Microsoft Teams versus de SharePoint teamsite

De mensen die Office365 en SharePoint al iets langer gebruiken zal de naam ‘TeamSite’ bekend in de oren klinken. Dit standaard SharePoint sjabloon is al jarenlang standaard aanwezig en wordt ook door talloze organisaties steevast ingezet als groepen personen willen samenwerken. Wat maakt Microsoft Team nu zo anders? En wanneer gebruik ik dit in plaats van de ‘klassieke’ Sharepoint Teamsite?

Het antwoord op deze vragen is niet voor alle organisaties eenduidig. Het hangt er namelijk vanaf welke plek Office 365 en dan voornamelijk SharePoint, inneemt in de organisatie. Microsoft wil met de nieuwe Teams functionaliteit medewerkers van organisaties die Office 365 gebruiken een hoge mate van zelfredzaamheid geven als het gaat om online samenwerken. Er is volledige vrijheid op het gebied van de te gebruiken componenten alsmede de aard van de bestanden die geplaatst kan worden. Dit geeft de medewerkers vrijheid met betrekking tot de manier van werken wat doorgaans als zeer prettig wordt ervaren. Er is immers geen inmenging nodig van een ICT medewerker die e.e.a. klaarzet, rechten instelt, gebruikers aanmaakt, etc. Dit wordt nog eens versterkt doordat er voor zowel Windows, Apple en Android gratis functionele Team apps beschikbaar worden gesteld waardoor de medewerker ook echt de beleving heeft dat hij of zij volledig zelf de regie in handen heeft en niet via een standaard bedrijfs- intranet portaal naar informatie gestuurd wordt.

We lezen hierboven natuurlijk ook meteen het nadeel van Teams. Veel organisaties streven er namelijk naar om juist door middel van oplossingen, zoals SharePoint, eenduidigheid in de manier van werken in de organisatie te krijgen. In SharePoint kunnen we immers standaard sjablonen configureren voor bijvoorbeeld projectensites en kunnen gebruik maken van opgelegde termensets die gelden voor elk document wat wordt geplaatst in de documentenbibliotheek. Hierdoor ontstaat eenduidigheid. Dit komt de kwaliteit en het overzicht ten goede en het kan deel uitmaken van een specifiek beleid. Het gebruik van Teams lijkt dus nogal afbreuk te doen aan dit gegeven.
Of toch niet?

Creativiteit en de regie over het eigen werk houden

Microsoft heeft echter de afgelopen jaren sinds de introductie van Office 365, bijna 6 jaren geleden, uiteraard ook goed gekeken naar hoe mensen graag willen werken. De inlijving van Yammer binnen de Office 365 suite, de koppeling met Skype en de Groups functionaliteit die geïntegreerd is binnen Outlook zijn enkele voorbeelden van de evolutie die op het gebied van ‘samenwerken’ plaatsvindt. Creativiteit en inventiviteit van medewerkers laat zich meestal moeilijk vangen in de vastomlijnde kaders die de organisatie oplegt in bijvoorbeeld een voor gedefinieerde SharePoint oplossing. Tevens zijn er vaak naast de officiële projecten, ook kortstondige samenwerkingsverbanden die een informeler karakter hebben. Geproduceerde documenten hebben geen archiefwaarde voor de organisatie en dienen enkel als opstap naar een officieel project of hebben een tijdelijk karakter.

Voor o.a. deze behoeften van medewerkers biedt Microsoft Teams uitkomst. Uiteraard zal het standpunt dat wordt ingenomen met betrekking tot het gebruik van Teams per organisatie verschillen.

Wanneer gebruik ik nu wat?

Het overzicht hieronder geeft een overzicht drie oplossingen binnen Office 365 die vaak gebruikt worden om informatie met collega’s te delen. Alhoewel onderstaande argumenten per onderdeel zeker niet voor elke organisatie van toepassing zullen zijn, geeft het wel een richting aan.