De kogel is door de spreekwoordelijke kerk: het management-team besluit tot de aanschaf van een nieuw ERP-systeem. En nu?
De eerste stap is om op papier te zetten wat de eisen zijn waaraan een nieuw systeem moet voldoen. Dit noemen we het programma van eisen (PvE). Hiermee geef je aan welke eisen, wensen en randvoorwaarden je hebt. Hierin kijk je niet alleen naar wat de software kan, maar ook naar de operationele impact voor, tijdens en na de implementatie.
Wie slim is, neemt de tijd om het PvE op te stellen. Dit document is immers de basis van toekomstig succes. Het document moet zo geschreven zijn dat de eisen en wensen begrijpelijk zijn voor alle ontvangers. Het moet bovendien specifiek genoeg en ondubbelzinnig zijn, waardoor het geen interpretatieruimte overlaat.
Wij geven je vijf tips bij het schrijven van het PvE.
Tip 1: Betrek de medewerker
De eindgebruikers bepalen het succes van de nieuwe software. Hun mening is daarom van essentieel belang. Door de juiste medewerkers de juiste vragen te stellen, krijg je waardevolle inzichten in de operationele voordelen van een nieuw systeem. Wat werkt prettig in het huidige ERP-systeem? Wat kan er beter? En wat zouden de gevolgen zijn, als het systeem iets niet kan? Vooral die laatste vraag is van grote waarde, want hiermee ontdek je het verschil tussen de must-haves en de nice-to-haves.
Het betrekken van de medewerkers zorgt bovendien voor extra draagvlak rondom de overgang. Medewerkers zijn eerder geneigd positief met veranderingen om te gaan, als ze zelf betrokken zijn bij de totstandkoming van die verandering.
Tip 2: Definieer eisen en geef aan wat niet mag ontbreken
Geef in jouw PvE duidelijk aan welke eisen je organisatie stelt. Denk hierbij aan:
- Functionele eisen. Bijvoorbeeld: het pakket moet geïntegreerde rapportages bieden.
- Bijvoorbeeld: rapporten moeten worden samengesteld zonder tussenkomst van een consultant.
- Kwalitatieve eisen. Bijvoorbeeld: het systeem moet AVG-compliant zijn.
Zorg dat je omschrijvingen zó duidelijk zijn, dat er geen ruimte is voor aannames. Het laatste wat je wil is dat je eisen vatbaar zijn voor interpretatie. Schrijf dus wat je bedoelt en vermijd dubbelzinnigheid.
Zitten hier dingen tussen die zó belangrijk zijn dat jouw bedrijfsvoering niet kan doorgaan, als ze ontbreken? Markeer dan deze zaken als ‘showstoppers’, zodat je zeker weet dat ze worden meegenomen.
Tip 3. Wees specifiek, maar laat ruimte voor de leverancier om mee te denken.
Je wilt natuurlijk specifiek zijn bij het omschrijven van jouw eisen. Immers: zo voorkom je aannames en discussies achteraf. Een valkuil is om de dingen zo specifiek te omschrijven dat er straks geen ruimte is voor de expertise van de leverancier. Onze gouden tip: specificeer je einddoel en laat de leverancier de juiste route uitstippelen. Wellicht is die nog efficiënter dan wat je zelf in gedachten had.
Tip 4: Denk goed na over je wensen
Naast een pakket met eisen, heb je ook wensen. Hierbij kun je onderscheid maken tussen functionele voordelen en gebruikerswensen. Ontbrekende wensen zijn niet direct showstoppers, maar het implementeren biedt wel operationele voordelen.
Denk bij het opstellen van de wensen goed na welke wensen belangrijker zijn dan andere en aan hoeveel wensen een leverancier minimaal moet voldoen. Om te prioriteren kun je gebruik maken van het MoSCoW-principe. Dit doe je door je eisen op te delen in vier categorieën: must-haves, should-haves, could-haves en won’t-haves.
Tip 5: Weet wat er op de markt verkrijgbaar is
Het beste PvE schrijf je als je je hebt verdiept in welke pakketten er zijn en wat ze kunnen. Immers: als je niet weet wat er op de markt is, kan het gebeuren dat je te weinig vraagt. Of dat je juist tijd steekt in het zoeken naar een pakket wat niet bestaat. Marktonderzoek geeft je bovendien inzicht in wat iets mag kosten. Een simpele SaaS-oplossing is snel en goedkoop uitgerold; maar biedt minder opties dan een op maat samengesteld pakket.
Nog meer inspiratie
Een ERP systeem is van grote invloed op je organisatie. Daarom selecteer je zorgvuldig de juiste ERP software. Leg de basis voor een succesvolle ERP implementatie met de juiste keuze. De PvE template helpt je een handje.
Veelgestelde vragen over een ERP-implementatie
Omdat ERP systemen vaak op een open database draaien, zoals SQL, kun je eenvoudig data importeren van de ene database naar de andere. De meeste ERP-systemen, zoals Exact, maken hiervoor gebruik van een API.
Een overtuigende businesscase vergelijkt de kosten van de huidige werkwijze met de baten van de nieuwe werkwijze. Dit bereik je door het proces op te delen in drie onderdelen: analyse, uitwerking en communicatie.
Hoe je de perfecte businesscase schrijft, en waar je nog meer op moet letten, leggen we uit in onze whitepaper ‘6 belangrijke succesfactoren voor een weloverwogen ERP-keuze’.
De kosten van een ERP-implementatie hangen af van meerdere factoren, waaronder:
• Het gekozen systeem
• Aan te leggen koppelingen
• Het aantal medewerkers
Het meest bepalend voor de kosten is de keuze tussen on-premise en SaaS.