Secretaressedag: Wat wil je nu echt?

Eenmaal per jaar vieren we hem, Nationale Secretaressedag. Deze dag staat in het teken om alle secretaresses en managementondersteuners te bedanken voor hun werkzaamheden. Wat geeft jouw bedrijf als blijk van waardering? Gebruikelijk is om deze dag secretaresses te waarderen met een bosje bloemen of een ander aardigheidje, maar is dit niet achterhaald? Wellicht heb je meer aan iets wat bijdraagt aan jouw persoonlijke ontwikkeling of voordeel oplevert bij je werkzaamheden.

In de afgelopen jaren zijn de werkzaamheden van een secretaresse enorm veranderd. Waar je in de jaren 80 werd grootgebracht met de typemachine, is het tegenwoordig de bedoeling om alles digitaal te verwerken, met als doel: tijd besparen!

Minder voorbereiden

Tijd besparen kan op verschillende manieren. Uit onderzoek is gebleken dat bijvoorbeeld de voorbereiding voor een vergadering ook nu nog veel tijd vergt. Zo blijkt dat bijna 1/3 van de gespendeerde tijd aan vergaderingen, bestaat uit voorbereiden. Hoe mooi zou het als jouw organisatie de tijd van voorbereiden drastisch kan verlagen, zodat je je meer bezig kunt houden met zaken die er echt toe doen?

Minder uitwerken

Ook bij het uitwerken van de vergaderingen kan er veel tijd worden bespaard. Zo worden notulen veelal niet gelezen. Je moet je dus afvragen of het noodzakelijk is om alles perfect uit te schrijven.

Misschien kun je jouw notities zelfs al meteen na de vergadering klaar hebben en hoef je geen tijd meer te vinden om alles uit te werken. Klinkt dat niet als een cadeautje!

Hulp voor de secretaresse

Vergaderingen worden vaak nog gezien als nutteloos en tijdrovend, daarbij zijn de leden van de vergadering vaak minder goed voorbereid dan gewenst. Door digitaal te gaan veranderen, ben je als organisatie weer in staat om vergaderingen zinvol te maken. Wil je ook een oplossing voor onderstaande vragen?

  • Wanneer ontvang ik de laatste versie van de vergaderstukken?
  • Waarom heb jij je niet kunnen voorbereiden voor deze vergadering?
  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik direct kan notuleren op het moment van vergaderen?
  • Hoe zorg ik ervoor dat de enorme papierberg kan worden gereduceerd?
  • Op welke manier kan ik meer structuur aanbrengen tijdens de vergadering, zodat informatie goed kan worden gevonden?

Voorproefje? Kijk dan dit filmpje:

Digitaal vergaderen in SharePoint

Wil je ook antwoorden op bovenstaande vragen? Trakteer jezelf dan op een kennismaking met de specialisten van Arrix. Zij kunnen je van alle informatie voorzien, zodat je in de toekomst meer tijd heeft voor leukere werkzaamheden.

© 2019 · disclaimer · voorwaarden · privacy · concept: Custard on & offline communicatie · realisatie: Arrix