Vergader jij op dit moment met pen en papier of met een tekstverwerker (Word of Google docs)? Ben je je documenten of aantekeningen kwijt? Heb je te weinig tijd om de vergadering voor te bereiden? Van vergaderen wordt niet iedereen vrolijk van wordt en het kan makkelijker! Gebruik een vergaderapp.
De vergaderapp dient als ondersteuning tijdens een vergadering. Maar wat is een vergaderapp en wat zijn de voor- en nadelen? Er zijn heel veel vergaderapps, maar deze bieden niet allemaal dezelfde functionaliteiten.
Je wilt natuurlijk dat je vergaderingen van het begin tot het einde goed verlopen. Het is belangrijk dat een vergadering succesvol verloopt, resultaat oplevert en dat er opvolging plaatsvindt. Productiviteit staat bovenaan. Daarom wil je duidelijke beslissingen en actiepunten maken worden waar de deelnemers direct mee aan de slag kunnen. Een vergaderapp houdt hier rekening mee.
Wat is een vergaderapp?
Het gebruik van verschillende devices per persoon groeit. Op meerdere devices hebben we beschikking over onze informatie. Zo ook met vergaderen. Met een vergaderapp lees je de agendapunten of notulen ook op je mobiel of tablet. Zo bereid je altijd en overal een vergadering voor.
Een vergaderapp gaat veel verder dan alleen maar papierbesparing. Het gaat er niet alleen om dat je digitaal vergadert. Een vergaderapp geeft overzicht op al je devices. Per vergadering heb je alle stukken bij elkaar. Een helder en overzichtelijk dashboard met alle actiepunten voor iedere deelnemer op een rijtje. Ook zijn er integratiemogelijkheden met andere software, bijvoorbeeld Google Calendar en e-mail. Vanaf elk device stuur je de deelnemers een uitnodiging van de vergadering of de notulen achteraf door.
Voor- en nadelen
Het werken met een vergaderapp brengt jouw organisatie veel voordelen. Zo kun je vergaderingen op ieder apparaat voorbereiden. Of je nu op kantoor zit of ‘s avonds op de bank en nog iets wilt toevoegen aan de agendapunten voor de vergadering van de volgende dag. Dat kan gemakkelijk via je smartphone of tablet. Jouw notulen heb je altijd bij de hand en kun je nalezen, indien nodig.
Het komt voor dat er papieren of documenten kwijt zijn tijdens een vergadering. Met het gebruik van een vergaderapp zijn altijd alle documenten compleet. Daarnaast bespaar je ook een hoop papier. Maar nóg belangrijker is de tijd besparing op de voorbereiding van een vergadering.
Toch heeft een vergaderapp ook nadelen. Een smartphone kan afleiden wanneer je deze gebruikt tijdens het vergaderen. Het komt voor dat vergaderapps verschillen per browser of device. Wanneer het verschil erg groot is, kost het meer tijd om de app onder de knie te krijgen. Als laatste is het ook belangrijk dat je van tevoren goed nagaat of de vergaderapp veilig is. Zeker wanneer je ook vertrouwelijke bestanden op mobiele apparaten leest. Met een veilige vergaderapp voorkom je dat onbevoegden een vertrouwelijk document lezen.
Veilige app
Arrix heeft een veilige vergaderapp die je door heel de organisatie gebruikt. Maak ook gebruik van de trainingen en werkinstructies, zodat je efficiënt en milieuvriendelijk vergadert. Meer weten? Wij vertellen je er graag over.