Overstappen op telefonie via VoIP heeft veel praktische voordelen. Lees over 7 slimme VoIP-toepassingen waar jij en jouw systeembeheerder blij van gaan worden.
1. Zelf wijzigingen doorvoeren in een online dashboard
Moderne VoIP-technologie is voorzien van een dashboard. In deze online omgeving neem je zelf de regie in handen en kun je elke denkbare wijziging doorvoeren. Het grote voordeel: het is niet meer nodig om je leverancier te bellen voor wijzigingen. Veelvoorkomende aanpassingen voeren jullie voortaan zelf door. In realtime uiteraard, op elk gewenst moment van de dag (of nacht).
2. De IVR die bij jou past
IVR staat voor Interactive Voice Response en is het systeem achter het welbekende ‘bandje’ wat de beller te horen krijgt als ze het nummer van jouw bedrijf draaien. In een grafische online omgeving richt je simpel de menu-opties in en bepaal je de route van de calls door het bedrijf.
3. Slimme callverdeling
Voortaan bepaal jij hoe binnenkomende gesprekken worden verdeeld binnen de afdeling. In het dashboard stel je namelijk regels in, die bepalen wat er met een gesprek gebeurt:
- Optie 1: Alle telefoons binnen de afdeling gaan tegelijk over.
- Optie 2: De call komt binnen bij de medewerker die het langste geen inkomend gesprek heeft aangenomen.
- Optie 3: Telefoongesprekken worden verdeeld over de medewerkers op basis van een door jou ingestelde volgorde.
- Optie 4: De inkomende gesprekken worden verdeeld over de medewerkers op basis van hun ervaring en deskundigheid.
4. Openingstijden zelf aanpassen
In het VoIP-dashboard stel je simpel zelf in wanneer je bent geopend en wanneer de beller een afwezigheidsmelder moet horen. Deze openingstijden kun je op elk gewenst moment aanpassen. Is het bedrijf (of een afdeling) vanwege een trainingsdag gesloten? Dan pas je je telefonie daar gemakkelijk op aan.
5. Je eigen wachtrijmuziek gebruiken
Wachtrijmuziek heeft een grote positieve invloed op de perceptie van de wachttijd. Maar uiteraard wil je geen willekeurig liedje afspelen: het liefst wil je dat de gekozen muziek past bij het imago en de uitstraling van jouw organisatie. En dat kan. Voortaan voeg je je eigen muziek toe aan de wachtrij, simpelweg door het muziekbestand toe te voegen via het online dashboard.
6. Medewerkers toevoegen en verwijderen
Moderne VoIP-oplossingen maken het makkelijk om nieuwe medewerkers een telefoonnummer toe te kennen. En met hetzelfde gemak haal je vertrokken medewerkers uit het systeem en schakel je hun telefoonnummer door naar een vervanger.
7. Rapportagemodules voor belstatistieken
Door rapportage-tools te koppelen aan het online dashboard, krijg je extra inzicht in de data die jouw medewerkers genereren. Hierdoor wordt het mogelijk om KPI’s te verbinden aan bijvoorbeeld de gemiddelde wachttijd, de gespreksduur en het aantal aangenomen telefoongesprekken. Hierdoor kun je doelgericht sturen op efficiëntie en breng je de professionaliteit van een callcenter aan bij jou op de werkvloer.
Alle voordelen die we hierboven beschrijven, zijn nú beschikbaar voor de klanten van Arrix. Lees alles over onze telefoniediensten en maak vandaag nog een afspraak om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.