10 tips om een overvolle mailbox te voorkomen

overvolle mailbox

De vakantie is voorbij en met een fris hoofd rijd je naar je werk: vol goede moed om weer te beginnen! Je komt aan en hebt een praatje hier en een praatje daar over die fijne vakantie die je hebt gehad en uiteraard vraag je je collega’s ook hoe zij het hebben gehad. Een relaxed begin. Helaas duurt dit niet lang, want als je bent ingelogd ontdek je dat jouw mailbox op ontploffen staat. Herkenbaar?

 

Ik denk het wel en we hebben er allemaal mee te maken (gehad). Toch kun je je vakantiegevoel wat langer vasthouden met een goede voorbereiding, strakke planning en goede afspraken. Bekijk onderstaande tips en doe er je voordeel mee!

 

  1. Bereid je mailbox alvast voor

Om er zeker van te zijn dat je minder e-mails hoeft te verwerken bij terugkeer van je vakantie, kun je je mailbox vooraf al een “zomercheck” geven. Geef je inbox een opschoonbeurt voor je vakantie, machtig een collega om je e-mails tijdens je vakantie te behandelen en verstuur voor vertrek zo weinig mogelijk mails, dan ontvang je er uiteindelijk ook minder.

 

  1. Reserveer tijd voor je e-mails

Wat je ook doet er zullen altijd e-mails zijn in je inbox. Reserveer daarom tijd om exclusief bezig te zijn met je e-mailafhandeling. Hierdoor kun je snel en efficiënt je e-mails behandelen. Reserveer deze dag al voor je vakantie in je agenda.

 

  1. Out of Office Replay langer inschakelen

Schakel 2 dagen voor je vakantie je afwezigheidsassistent al in en laat deze na je vakantie je nog een paar dagen aan staan. Zo vermijd je last-minute vragen en na je vakantie ontvang  je hierdoor de eerste dagen minder email. Bovendien heb je tijd om je (volle) mailbox te legen en op de eerste werkdag na je vakantie wordt er ook niet meteen een reactie verwacht.

  1. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven

Jouw aankomende vakantie is meteen een goede gelegenheid om je af te melden voor al die nieuwsbrieven die je (nu en na jouw vakantie) toch niet leest, omdat je geen tijd hebt en/of er geen interesse (meer) voor hebt.  Dat scheelt meteen een hele hoop berichten bij terugkeer!

 

  1. Begin met de meest recente e-mails

Je mailbox opruimen kunt je beste doen door van boven naar beneden te beginnen. Dingen die 3 weken geleden belangrijk waren, zijn inmiddels vaak al opgelost. Als je van onder naar boven je inbox bijwerkt, heb je kans dat je op zaken reageert die niet relevant (meer) zijn.

  1. Pak meteen datgene aan wat je snel kunt afhandelen

Kun je je email snel en binnen afzienbare tijd afhandelen? Doe dit dan meteen. Je lijst wordt hierdoor aanzienlijk ingekort en ook hik je dan minder tegen een volle mailbox aan.

 

  1. Behandel CC niet of later

Een CC-bericht is bedoeld voor personen die op de hoogte  moeten zijn van de inhoud van een mail, maar waar men niet perse een reactie verwacht. Lees CC berichten dus door en neem het ter kennisgeving aan en verwijder (indien mogelijk) het bericht.

 

  1. Delete volop

Ga aan de slag met berichten die niet dringend of belangrijk zijn en die je zonder nadenken en/of zonder te openen kunt verwijderen. Denk hierbij aan spam, statusberichten, nieuwsbrieven (waar je geen belangstelling (meer) voor hebt, zie ook punt 3) etc. Delete ze naar hartenlust; opgeruimd staat netjes!

 

  1. Open een e-mail 1 maal

Open een e-mail slechts één maal en beslis dan meteen wat je er mee gaat doen: verwijderen, archiveren, meteen beantwoorden, in je agenda zetten of op je to-do-lijst plaatsen (zie punt 10).

 

  1. Werk met een to-do-lijst

Heb je berichten die meer tijd vragen, zet deze dan op een to-do-lijst. Je kunt ze later gegroepeerd behandelen en maak daar voor je vakantie alvast tijd vrij voor in je agenda.

 

Of doe het helemaal anders

Je kunt er ook voor kiezen om het dit jaar eens helemaal anders aan te pakken. Noteer de namen van de klanten, leveranciers, collega’s en andere relaties die jou tijdens je vakantieperiode een mail hebben gestuurd. Vervolgens bel je ze allemaal persoonlijk, in plaats van je email door te nemen. Je hebt meteen weer een contactmoment, snel alle informatie beschikbaar en kunt zelfs nog even van je vakantie nagenieten door dit ook te bespreken!

 

Over ons

Arrix B.V. is een ICT-specialist in Drachten, gespecialiseerd in onder meer automatisering en digitaal samenwerken.

Ook hebben wij oplossingen voor ICT-beveiliging, VoIP en digitaal samenwerken.

Reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Vond je deze blog interessant?

Schrijf je dan in voor onze wekelijkse, korte nieuwsbrief en ontvang handige tips en interessante kennis van onze experts in je inbox. Mis dit niet!

Stuur mij de nieuwsbrief

Je privacy is 100% gegarandeerd.

Gerelateerde blogs

Er zijn geen gerelateerde blogs gevonden!

© 2019 · disclaimer · voorwaarden · privacy · concept: Custard on & offline communicatie · realisatie: Arrix