Vijf redenen waarom het zo belangrijk is om een back-up te maken van Office 365

Een back-up is een historische kopie van data. Je bestanden, instellingen en programma’s. Deze wordt vervolgens op diverse locaties opgeslagen. Als er onverhoopt iets mis gaat, zet je de historische kopie terug en heb je weer de beschikking over de oude bestanden, instellingen of programma’s.

 

Back-up in Office 365

Omdat Microsoft tegenwoordig steeds meer zorgen uit handen neemt, gaan we er soms ook automatisch vanuit dat Microsoft zorg draagt voor de back-ups in Office 365. Maar is dat wel zo? Het antwoord is nee, Microsoft richt zich voornamelijk op het beheer van de Office 365 infrastructuur en het waarborgen van de up-time voor je gebruikers. Data, is echter een verantwoordelijkheid van jezelf.

 

Waarom een back-up?

Waarom zou je een back-up maken van je data? Wij hebben vijf redenen voor je op een rij gezet:

1. Per ongeluk wissen van data

Het kan iedereen overkomen. Je verwijdert een bestand of zelfs een hele folder, maar komt daar pas later achter. En dat kan best eens na dertig dagen zijn, het standaard aantal dagen dat files in de prullenbak blijven staan. Als je een goede back-up hebt, kun je eenvoudig je bestanden weer terugzetten.

 

2. Retentiebeleid en verwarring hierover

Beleidsregels worden voortdurend bijgesteld om te faciliteren bij de bedrijfsvoering. Dit kan ook gaan om het permanent en voorlopig verwijderen van data. Stel uw medewerker gaat uit dienst, dan worden de gegevens maar 90 dagen bewaard door Microsoft, afhankelijk van de instellingen. Mocht je na die 90 dagen toch nog informatie nodig hebben van de inmiddels ex-medewerker dan gaat dat zonder goede back-up oplossing niet lukken.

 

3. Interne beveiligingsrisico’s

Hackers en virussen worden al snel als beveiligingsrisico gezien, echter als bedrijf heb je ook te maken met risico’s intern. Het gebeurd vaker dan je denkt dat eigen medewerkers zowel per ongeluk als met opzet beveiligingsrisico’s veroorzaken. Denk aan het downloaden van geïnfecteerde bestanden, het opzettelijk verwijderen van cruciale bedrijfsinformatie of bijvoorbeeld het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord op onbetrouwbare websites. Bewustwording bij de medewerkers is essentieel, maar zorg ook altijd voor goede geautomatiseerde maatregelen om risico’s en eventuele schade zoveel mogelijk te beperken.

 

4. Externe beveiligingsrisico’s

Net sprak ik al over de hackers en virussen. Ook dit is een groot risico, waardoor jaarlijks enorme schade wordt toegebracht aan bedrijven. Naast dat het schadelijk kan zijn voor de reputatie van de organisatie,  komen ook privacygegevens van medewerkers en klanten in gevaar. Met de steeds toenemende dreigingen is het vaak niet meer de vraag of het je gaat gebeuren, maar wanneer..

5. Juridische redenen

We hopen dat het nooit gebeurt, maar het kan voorkomen dat je in een rechtszaak terechtkomt en bepaalde mails of bestanden moet overleggen als bewijs. Als je geen goede datamanagementstrategie hebt, ben je in bepaalde landen en branches strafbaar. Microsoft heeft wel een aantal vangnetten ingebouwd, zoals de zogenaamde In Place Hold– en Ligitation Hold-instellingen, maar een goede back-up geeft een extra veilig gevoel.

Wil je weten of jouw Office 365 ook uitgebreid is met de back-up dienst, of wil je dit graag inregelen? Neem contact op met je automatiseringspartner. Zij helpen je verder en zorgen dat je data ten alle tijden goed geback-upt wordt.

Reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Vond je deze blog interessant?

Schrijf je dan in voor onze wekelijkse, korte nieuwsbrief en ontvang handige tips en interessante kennis van onze experts in je inbox. Mis dit niet!

Stuur mij de nieuwsbrief

Je privacy is 100% gegarandeerd.

© 2019 · disclaimer · voorwaarden · privacy · concept: Custard on & offline communicatie · realisatie: Arrix