Dataclassificatie is onmisbaar als het om security gaat. Je kent een bepaalde waarde toe aan je data. Hiermee bepaal je het niveau van bescherming op deze data. Waarde toekennen doe je aan de hand van data labels.
Wat zijn data labels?
Met data labels classificeer en markeer je jouw gegevens op basis van de inhoud, de gevoeligheid en de waarde ervan. Data labels kunnen je gegevens beheren en beschermen, ongeacht waar ze zich bevinden of hoe ze worden gedeeld. Data labels maken deel uit van de Microsoft Information Protection-oplossing, een tool voor gegevensidentificatie, classificatie en gegevensbewaking en beveiliging in Microsoft 365.
Waarom zijn data labels belangrijk?
Data labels zijn belangrijk omdat ze jouw gegevens voorzien van een context en een betekenis. Door het toepassen van data labels, deel je je gegevens in categorieën in, zoals openbaar, intern, vertrouwelijk of zeer vertrouwelijk. Hiermee bepaal je wie toegang heeft tot je gegevens, hoe lang je ze moet bewaren en welke beveiligingsmaatregelen je moet nemen om ze te beschermen tegen onbevoegde toegang of verlies.
Met data labels voldoe je ook aan de wettelijke en regelgevende vereisten voor gegevensbeheer en -bescherming. Bijvoorbeeld, als je gegevens hebt die persoonlijke of gevoelige informatie bevatten, zoals financiële gegevens, gezondheidsgegevens of persoonsgegevens, dan moet je ervoor zorgen dat je deze gegevens op een veilige en verantwoorde manier verwerkt, opslaat en deelt. Met data labels identificeer je deze gegevens en behandel je ze volgens de relevante normen en voorschriften, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Hoe gebruik je data labels in Microsoft 365?
Wil je data labels gebruiken in Microsoft 365 dan moet je een labelbeleid maken. Een data labelbeleid bevat de regels en voorwaarden voor het toepassen van data labels op je gegevens. Je kunt een data labelbeleid maken voor je hele organisatie, of voor specifieke groepen of locaties. Je kunt ook verschillende data labelbeleiden maken voor verschillende soorten gegevens, zoals e-mails en documenten in SharePoint, OneDrive en Teams.
Een data labelbeleid bestaat uit de volgende onderdelen:
- De data labels die je wilt gebruiken, zoals openbaar, intern, vertrouwelijk of zeer vertrouwelijk. Je kunt ook aangepaste data labels maken met je eigen naam en beschrijving.
- De instellingen die je toepast op elk data label, zoals de zichtbaarheid, de kleur en het watermerk. Eventueel kun je gebruikers verplichten om een data label te kiezen, of de data labels worden aanbevolen of gesuggereerd op basis van de inhoud van de gegevens.
- De acties die je uitvoert op de gegevens die een data label hebben, zoals het versleutelen, het beperken van de toegang, het toepassen van een bewaartermijn of het verwijderen van de gegevens. Hierbij kun je zelf aangeven of deze acties automatisch of handmatig worden uitgevoerd.
Wat zijn de voordelen van data labels in Microsoft 365?
Data labels in Microsoft 365 bieden je verschillende voordelen, zoals:
- Je organiseert en beheert je gegevens beter, omdat je ze indeelt in categorieën die zinvol zijn voor je organisatie.
- Je beschermt en beveiligt je gegevens beter, omdat je ze voorziet van de juiste beveiligingsmaatregelen en toegangscontroles.
- Je controleert je gegevens beter en leeft ze beter na, omdat je ze behandelt volgens de wettelijke en regelgevende vereisten en normen.
- Je gebruikt en deelt je gegevens beter, omdat je ze voorziet van een context en een betekenis die communiceert met je collega’s, klanten en partners.
Conclusie
Met data labels classificeer je jouw gegevens in Microsoft 365 en markeert ze op basis van de inhoud, de gevoeligheid en de waarde ervan. Door het toepassen van data labels, kun je je gegevens beter organiseren, beveiligen, naleven en delen met je collega’s, klanten en partners.