Een cliché, maar daarom wel waar: veel ondernemers zien debiteurenbeheer niet als hun favoriete klus. Het is wél nodig. Dankzij de juiste software kun je je debiteurenbeheer zó inrichten dat het volledig geautomatiseerd plaatsvindt. Onze adviseur ERP-oplossingen Lennart Schultz legt uit hoe het werkt en welke voordelen dat oplevert.
Regelmatig checken of alle facturen betaald zijn, debiteuren bijwerken met de actuele betalingsinformatie, printen van facturen en versturen of e-mail opstellen, klanten nabellen, herinneringen sturen: debiteurenbeheer kan een tijdrovende en weinig efficiënte klus zijn.
Debiteurenbeheer automatiseren
Veel van de handelingen in de ‘ouderwetse’ manier van debiteurenbeheer zijn herhalende taken die goed zijn te automatiseren. Factureren, herinneringen en aanmaningen opstellen en versturen zijn binnen Payt, de applicatie die we hiervoor gebruiken, basisfunctionaliteiten. “En Payt biedt dus nog meer”, vertelt Lennart Schultz van Arrix. “Wat ik zelf heel handig vind, is het meesturen van de Ideal-betalingscode op je facturen. Bovendien heeft Payt een portaal waar je met je klanten over de facturen kunt overleggen als daar behoefte aan is. Dat kan ook intern.” Dat geeft de mogelijkheid tot communicatie en dat blijkt een belangrijke factor te zijn. Lennart: “Zo kan de klant in zijn portaal de factuur bekijken. Als hij het er niet mee eens, bijvoorbeeld omdat een toegezegde korting niet is doorgevoerd, kan de debiteurenbeheer de betaling van de factuur op pauze zetten en via het portaal checken bij de accountmanager. Zo krijg je snel via het portaal een factuur die klopt en daardoor ook sneller betaald wordt.”
Inzicht en overzicht
Met Payt hou je alle debiteuren en het betalingsverkeer op één centrale plek. Dat geeft veel inzicht en overzicht in de actuele financiële zaken en cashflow. En dat tegen veel minder inspanning. De voordelen:
- Meer inzicht en overzicht. Wat is de status van betalingen en op welke cashflow kan ik rekenen?
- Herinneringen en eventueel aanmaningen worden op tijd verstuurd. Dit bevordert een tijdige betaling. Het proces hiervoor is naar eigen wens in Payt in te richten.
- Via het portaal snel contact met de debiteur.
Eerlijk is eerlijk, er zijn redelijk wat applicaties die zich bezighouden met debiteurenbeheer. Wat maakt Payt dan zoveel makkelijker? Lennart: “Er zijn extra features. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om incassobadges aan te maken en om klanten toestemming te laten geven voor incasso’s. Nieuwe facturen kun je heel makkelijk verzenden. In Exact moet je een nieuwe factuur crediteren en aanbieden, In Payt kun je dat met een paar klikken verzorgen. Ten slotte is het treffen van een betalingsregeling heel erg eenvoudig in Payt. Je maakt nieuwe factuurtermijnen- en bedragen snel aan en door de koppeling staat het ook direct goed in je boekhouding.”
Meer weten?
Volop voordelen dus! Informeer naar de mogelijkheden.