Documenten genereren in Exact Globe en Online is niet heel moeilijk en het scheelt een hoop werk en fouten (en daarmee klachten). Alleen zijn de standaard lay-outs binnen Exact niet heel geweldig. Met een simpele tool kun je je eigen lay-out gebruiken én gebruik maken van het doorzetten van gegevens. Lennart Schultz van Arrix vertelt er meer over.
Elk bedrijf of organisatie heeft veel documenten voor intern en extern gebruik. Offertes, facturen, betalingsherinneringen, werkbonnen, pakbonnen, productieorders en allerlei andere correspondentie. Geloof het of niet, maar er zijn nog flink wat administraties die dit iedere keer weer handmatig opmaken en invoeren. Dat kan slimmer.
Standaard vs AutoDoc
Lennart Schultz van Arrix vertelt: “Binnen Exact heb je een aantal standaard lay-outs. Je kunt in Exact Globe als in Exact Online kun je gegevens die je één keer hebt ingevoerd, meenemen naar je eigen standaard lay-out. Een factuur van Exact Globe ziet er altijd hetzelfde uit, niet heel erg goed om eerlijk te zijn. Maar: alle gegevens van je verkooporder staan er dan wel al op. Die kun je automatisch laten doorzetten. Maar zoals gezegd heeft je factuur dan nog een standaard lay-out. In plaats van de standaard lay-out van Exact zetten wij Autodoc HSE in.”
Voordelen
Je zet reeds ingevoerde gegevens ook automatisch door naar allerlei andere documenten. Daarvoor maak je gebruik van de standaard lay-out van Exact Globe of Online, maar met AutoDoc HSE heb je een tool waarmee je binnen Exact je eigen lay-out gebruikt. . Zo genereer je met je eigen lay-out toch automatisch documenten. Lennart: “Dit is niet algemeen bekend en dat is een gemiste kans. Een van de belangrijkste voordelen is dat het functioneel is: informatie die je gebruikt in productieprocessen is vaak heel secuur. Alle documenten die met elkaar samenhangen in een proces, zowel logistiek als in je productieproces, moeten kloppen. Laat dat dus automatisch door je ERP-systeem doen, zonder dat je zelf documenten aanmaakt of er zelfs handmatig briefjes bijhoudt. En daarnaast helpt het bij een professionele uitstraling naar je klanten toe. Het scheelt gewoon veel werk en dus tijd. En je maakt veel minder fouten.”
Positieve ervaringen!
Bij meer dan de helft van de klanten van Arrix hebben Lennart en zijn collega’s deze tool al ingezet. “De ervaring zijn heel positief. AutoDoc als tool zie je eigenlijk niet, je realiseert je niet dat het er is. Maar als je gaat naar het afdrukken van een document, kun je ineens kiezen voor AutoDoc. Aan de achterkant is alles al ingeregeld en afgesteld. De implementatietijd is heel kort en namens Arrix zorgen wij voor de implementatie en begeleiding bij het gebruik.
Meer weten?
Wil je meer informatie over documenten genereren in combinatie met AutoDoc? Laat het ons weten!