Het beheren van openstaande rekeningen en het innen van verschuldigde betalingen kan een uitdaging zijn voor bedrijven van elke omvang. Gelukkig kunnen moderne technologieën en SaaS-oplossingen bedrijven helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van debiteurenbeheer processen. Maar hoe kies je nu de juiste debiteurenbeheer software voor jouw bedrijf? In deze blogpost delen we belangrijke richtlijnen en criteria waarmee je de beste oplossing kiest.
1. Schaalbaarheid
Een belangrijk aspect bij het kiezen van de juiste debiteurenbeheer software is de schaalbaarheid van de software. Je wilt natuurlijk een oplossing die kan meegroeien met jouw organisatie. Hier zijn enkele vragen om te stellen:
- Kan de software omgaan met een groeiend aantal klanten en transacties?
- Is het gemakkelijk om extra gebruikers of functies toe te voegen?
- Zijn er duidelijke prijsstructuren voor verschillende niveaus van gebruik?
Een schaalbare oplossing zorgt ervoor dat je niet vastloopt wanneer jouw bedrijf groeit.
Wist je dat…
…Payt géén extra bedrag per gebruiker rekent? Je kunt dus ongelimiteerd gebruikers toevoegen. Ook is het mogelijk om op administratie- én gebruikersniveau verschillende rechten toe te wijzen. Zo houd je controle en is het voor iedere financiële medewerker duidelijk wat zijn of haar taken zijn.
2. Functionaliteiten
Elke debiteurenbeheer software biedt een unieke verzameling functionaliteiten, waarbij sommige uitgebreider zijn dan andere. Bekijk goed wat de specifieke behoeften zijn van je organisatie. Hier zijn enkele functionaliteiten die het waard zijn om te overwegen:
- Geautomatiseerde opvolging van openstaande facturen: Het opvolgen van facturen is een tijdrovende bezigheid. Wanneer de software geautomatiseerde betalingsherinneringen stuurt, kun je tot wel 80% van uw tijd besparen. Daarnaast ontvang je betalingen gemiddeld 30-50% sneller.
- Klantportaal/communicatieportaal: Een klantportaal stelt je klanten in staat om hun rekeningen in te zien en te betalen, wat de betrokkenheid aanzienlijk kan verbeteren. Ook kun je hier eenvoudig met jouw klant communiceren over de openstaande facturen.
- Betaalmethoden: Bied meerdere betaalmogelijkheden aan uw klanten. Hiermee verbeter je het betaalgedrag aanzienlijk. Er is namelijk altijd een betaalmethode die bij jouw klant past, denk aan iDEAL, PayPal, Creditcard of automatische incasso.
Wist je dat…
…Payt een overzichtelijk klantportaal aanbiedt Ontdekt je klant een foutje op de factuur? Of is er behoefte aan een betalingsregeling? Klanten kunnen met één klik op de knop contact met je opnemen op factuurniveau via het klantenportaal. In dit portaal staan alle facturen overzichtelijk op een rij: betaald en onbetaald. Klanten kunnen zo eenvoudig zien welke facturen ze nog moeten betalen en kunnen dit via het klantenportaal met één klik op de knop via verschillende betaalmethoden doen.
3. Gebruiksvriendelijkheid
Je wilt natuurlijk niet dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het leren omgaan met ingewikkelde software. Vraag daarom een demonstratie van de software aan zodat je kunt zien hoe gemakkelijk het is om te navigeren en taken uit te voeren.
Wist je dat…
…je in Payt op een overzichtelijk dashboard kunt zien welke zaken om aandacht vragen? Ook kun je hier precies zien wat het openstaande saldo is en in welke fase van het proces een klant zit.
4. Integratiemogelijkheden
Wees er alert op dat jouw nieuwe debiteurenbeheer software naadloos integreert met bestaande systemen. De meeste bedrijven gebruiken verschillende softwaretools, zoals een boekhoudpakket of CRM-pakket. Zo voorkom je dubbele invoer van gegevens en verbeter je de efficiëntie.
Wist je dat…
…de software van Payt eenvoudig integreert met meer dan 600 boekhoud- en facturatiepakketten? Wil je weten of jouw pakket dit ook doet?Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag samen met je naar de mogelijkheden.
5. Klantondersteuning en training
Goede ondersteuning is van onschatbare waarde, vooral tijdens de implementatiefase. Stel vragen over de beschikbaarheid van klantenondersteuning en training. Is er een helpdesk die je kunt bereiken als je vragen hebt? En worden er trainingen aangeboden om je medewerkers vertrouwd te maken met de software?
Wist je dat…
…Payt maandelijks webinars organiseert om nieuwe gebruikers wegwijs te maken in de software? Daarnaast worden klanten regelmatig uitgenodigd voor een webinar waarin Payt haar nieuwste functionaliteiten communiceert. Bovendien beschikt Payt over een vriendelijke en behulpzame helpdesk!
6. Beveiliging en compliance
De bescherming van gevoelige (financiële) informatie is essentieel. Zorg ervoor dat de software voldoet aan alle relevante beveiligingsnormen. De debiteurenbeheer software moet goede maatregelen geïmplementeerd hebben om gegevenslekken te voorkomen.
Wist je dat…
…Payt ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerd is? Dat houdt in dat Payt voldoet aan de internationale norm voor Information Security Management System (ISMS). Deze norm specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een Information Security Management System (ISMS). Ook is Payt NEN 7510 gecertificeerd. Deze certificering formuleert specifieke eisen aan informatiebeveiliging voor zorginstellingen. De klanten van Payt kunnen er dus op vertrouwen dat Payt adequaat en veilig omgaat met gegevens van hun klanten en patiënten.
7. Referenties
Neem de tijd om beoordelingen en ervaringen van klanten te bestuderen die reeds gebruikmaken van de debiteurenbeheer software. Deze beoordelingen worden geschreven door gebruikers die geen financieel belang hebben bij de verkoop van de software. Door deze feedback te analyseren, krijg je waardevolle inzichten in de daadwerkelijke prestaties en bruikbaarheid van de software, wat je kan helpen bij het nemen van een weloverwogen beslissing. Het is een nuttige bron om te achterhalen hoe goed de software in de praktijk werkt en welke voordelen en uitdagingen andere gebruikers hebben ervaren.
Wist je dat…
…Payt een 4,7 (uit 5) scoort op Trustpilot met meer dan 800 reviews? Lees hier de Trustpilot reviews over Payt.
Het kiezen van de juiste debiteurenbeheer software is een belangrijke beslissing die een aanzienlijke impact kan hebben op de financiële gezondheid van je organisatie. Door deze richtlijnen te volgen en grondig onderzoek te doen, kun je een weloverwogen beslissing nemen en profiteren van de voordelen die geautomatiseerd debiteurenbeheer software biedt.
Bron: Payt Software