M365 Update – Wk 27

Vorige week heb je ontdekt dat Outlook zoveel meer is dan mail en afspraken. Je kreeg toen tips voor de samenwerking tussen Outlook en Teams. Maar ook als je alleen maar in Outlook werkt, heeft deze tool veel handigheidjes waar je misschien nog niet van op de hoogte bent. Werk nog efficiënter met deze Outlook handigheidjes.

Je kunt bijvoorbeeld reageren op een mailtje door middel van een emoticon, of je mailbox ordenen met mapjes en regels. Allemaal eenvoudige instellingen die het werken met Outlook makkelijker voor je maken.

 

Reageren op de mail zonder te antwoorden

Het klinkt raar maar je reageert ook op mailtje zonder dat je ervoor hoeft te typen en te verzenden. Dit doe je met een emoticon.

outlook handigheidjes

De keuze is nog niet heel erg groot, maar genoeg om een goede reactie uit te zoeken. Het enige nadeel is dat de ontvanger er geen bericht van krijgt. Alleen in het verzonden mailtje zie je de Emoticon waarmee gereageerd is. Dit maakt het nog niet optimaal natuurlijk, maar wel leuk.

 

Mapjes gebruiken in de mail

Met het aanmaken van mapjes in Outlook organiseer en beheer je jouw e-mails nog beter. Krijg je erg veel mailtjes dan is het raadzaam om te gaan werken met mapjes. In iedere postvak (mailbox) maak je mapjes. De mapjes zijn persoonlijk. Voor een nog betere werking en organisatie van je mail kun je ook gebruik maken van submappen. Een nieuwe map maak je heel simpel aan: Ga op het  postvak  staan, kies met je rechtermuisknop voor “Nieuwe Map”, vervolgens staat het mapje in jouw postvak.

outlook handigheidjes

Submappen maak je op dezelfde manier aan maar dan klik je op het gekozen mapje, waar de submap onder moet vallen.

outlook handigheidjes

Het komt vaak voor dat gebruikers denken dat ze mappen kwijt zijn, dit is echter zeer zelden het geval. In dit geval is de map hoogstwaarschijnlijk “ingeklapt” .

outlook handigheidjes

Maak je ook nog gebruik van gedeelde postvakken dan geldt dat iedereen de mapjes ziet die erin zijn aangemaakt.

 

Regels instellen

Als je veel werkt met mapjes is het  fijn dat mailtjes van dezelfde afzender ( bv een reclame mail) gelijk in de juiste mapjes terecht komen waardoor je “postvak in” relatief leeg blijft. Om mailtjes direct in de juiste mapjes te krijgen kun je “regels” instellen. Je stelt regels in door naar “Bestand” > “Regels en waarschuwingen beheren” te gaan.

outlook handigheidjes

Je krijgt meteen een overzicht van alle regels die al zijn ingesteld.

Wil je een nieuwe regel aanmaken dan ga je naar “Nieuwe regel”. Loop goed door alle opties. Dit zijn er  te veel om op te noemen en voor iedereen is het instellen uniek.

outlook handigheidjes

 

Gedeelde postvak en persoonlijke postvak

Vaak heb je naast je eigen postvak ook nog 1 of meerdere “gedeelde” postvak(ken). Je eigen mailbox is “persoonlijk” en alleen jij kan er bij. Je kunt zelf bepalen hoe je het indeelt en hoe je ermee werkt. Je kunt wel iemand anders rechten geven op jouw mailbox. Je geeft dan zelf aan of ze alleen mogen lezen of dat ze ook moeten kunnen verzenden vanuit je mailbox.

Heb je ook toegang tot een gedeelde postvak dan zijn er vaak meerdere personen die toegang hebben. Omdat iedereen die erbij kan het ook weer aan kan passen, moet de indeling en de eventuele regels in overleg gaan.

Let er wel op, doe je iets in een gedeelde postvak dan geldt het voor iedereen, dus verwijder je een mailtje dan is hij ook voor de andere verwijderd.

 

Nog meer?

Denk je nu dit weet ik allemaal al of dat doe ik allang? Met de andere tools van Microsoft 365 kun je nog een stapje verder en het mooie is: het integreert vaak ook met je Outlook. Wil je weten hoe? Laat het ons weten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Vond je deze blog interessant?

Schrijf je dan in voor onze wekelijkse, korte nieuwsbrief en ontvang handige tips en interessante kennis van onze experts in je inbox. Mis dit niet!

Stuur mij de nieuwsbrief

Je privacy is 100% gegarandeerd.

© 2023 · disclaimer · voorwaarden · privacy · cookies · concept: Custard on & offline communicatie · realisatie: Arrix

Wij willen jou!

Check onze vacatures