We hebben het al een hele tijd over Teams en OneDrive. Maar wist je ook dat Teams gebaseerd is op SharePoint? En dat OneDrive en SharePoint eigenlijk het zelfde is maar net iets anders? Maak een uitstapje naar SharePoint en leer er meer over.
Wat is SharePoint?
SharePoint is een platform ontwikkeld door Microsoft dat wordt gebruikt voor samenwerking, documentbeheer en het bouwen van websites en intranetten. Het biedt organisaties een centrale locatie waar medewerkers, en eventueel ook externen, samenwerken aan documenten, informatie delen, projecten beheren en communiceren. SharePoint wordt op dit moment het meest gebruikt voor het opslaan van documenten en delen van (nieuws)berichten.
Werken met SharePoint
Iedere SharePoint site heeft zijn eigen indeling en inhoud. Gebruik je vaak dezelfde lay-out? Maak er dan een een sjabloon van en je kunt deze steeds weer gebruiken.
Rechten
Per SharePoint site en zelfs per inhoud kun je rechten geven. Het hoeft dus niet zo te zijn dat als je bij de hoofdpagina mag komen je automatisch bij alles kunt komen. Je zou zelfs tot op documentniveau rechten kunnen geven. Het is wel aan te raden om niet teveel afwijkende rechten te gebruiken om het wel overzichtelijk te houden.
Documenten
Bij het aanmaken van een SharePoint site krijg je automatisch standaard onderdelen erbij. Waaronder een document bibliotheek waarin je al je documenten zet. Om documenten te ordenen heb je de mogelijkheid tot het maken van meerdere bibliotheken, maar je kunt er ook voor kiezen om alles in 1 bibliotheek te zetten en door middel van Meta data (termstore) je documenten te ordenen.
Omdat je Meta data gebruikt blijven alle documenten in dezelfde bibliotheek. Wil je documenten snel en makkelijk vinden dan geef je aan ieder document één of meerdere tags mee (die je van te voren zelf hebt aangemaakt).
Het werken met documenten binnen SharePoint is Realtime. Alles wat je verandert wordt gelijk opgeslagen en is door andere (tegelijk) te zien. Wel is er een mogelijkheid tot versie beheer waardoor je eventueel eerder gemaakt wijzigingen terug ziet, en indien nodig ook terug zet. Zo behoud je maar 1 document waarin gewerkt wordt.
Andere Tools
Binnen SharePoint zijn er verschillende tools zoals lijsten, kalenders en taakbeheer die je helpen bij het organiseren en beheren van projecten.
SharePoint kan worden aangepast en geïntegreerd met andere Microsoft-producten en externe applicaties, waardoor organisaties het platform kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften en workflows.
Over het algemeen dient SharePoint dus als een centrale hub voor informatie en samenwerking binnen organisaties, waardoor teams effectiever communiceren, samenwerken en informatie beheren.
Volgende week een blog over het verschil tussen Teams, One Drive en Sharepoint. Hoe houd je ze uit elkaar en waar kun je het beste in werken?