Bereikbaarheid is van groot belang binnen (en buiten) jouw bedrijf. Toch is lang niet ieder bedrijf optimaal bereikbaar. Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van manieren om je bereikbaarheid te verbeteren. Een van deze manieren is het juist inrichten van je nummerplan.
In het kort is een nummerplan het stappenplan dat gevolgd wordt bij een inkomende oproep op de VoiP centrale. Per telefoonnummer heb je een eigen nummerplan. In een nummerplan leg je de stappen vast en voeg je eventuele afwijkingen toe. Zonder nummerplan gebeurt er dus niets.
Openingstijden functie
Als we kijken naar de meest gebruikte volgorde van het nummerplan dan zie je dat veel bedrijven gebruik maken van de openingstijden functie. Deze functie zorgt ervoor dat er op bepaalde tijden andere acties worden aangeroepen. Zo speel je eenvoudig een gesloten melding af en activeer je vervolgens de voicemail zodat de beller een bericht kan achterlaten. Als nieuwe klant bij Arrix krijg je de beschikking over een standaard melding. Uiteraard is het mogelijk zelf meldingen in te spreken, of in te laten spreken.
Vaak wordt er dus gebruik gemaakt van de openingstijden functie. Ben je gesloten dan volgt de VoiP centrale andere stappen. Dit kan een melding zijn dat je gesloten bent. Misschien wil je wel 24/7 bereikbaar zijn. In zo’n geval worden, bijvoorbeeld alle gesprekken na 18.00 uur, direct door geschakeld naar je smartphone, thuiswerkplek of 06-nummer.
Inkomende gesprekken
Tijdens reguliere openingstijden worden inkomende oproepen vaak begonnen met de melding “welkom” en “een ogenblik geduld, we verbinden je door met één van onze medewerkers”. Hierna wordt de beller doorgezet naar de toestellen volgens de ingerichte belgroep(en) of wachtrij(en). In een belgroep of wachtrij geef je aan welke toestellen de oproep ontvangen. Je kunt er dus met meerdere belgroepen of wachtrijen voor zorgen dat de beller wordt doorverbonden van de afdeling als de receptie niet opneemt. Als er op de afdeling niet wordt opgenomen, wordt er doorgeschakeld naar een mobiel telefoonnummer.
Mocht niemand uit de belgroep of wachtrij het gesprek beantwoorden dan wordt de voicemail geactiveerd zodat er een bericht kan worden achtergelaten. Je kunt er ook voor kiezen geen gebruik te maken van de voicemail functie en met de melding “de verbinding wordt nu verbroken” het gesprek te beëindigen.
Om je nummerplan zo efficiënt mogelijk in te richten zijn er diverse mogelijkheden. Vraag bij je VoIP leverancier wat de mogelijkheden zijn.