Hoe geef ik een medewerker toegang en rechten voor Exact Globe? Eén van de vraagstukken die regelmatig bij onze Servicedesk binnenkomt. Na het aanmaken van een nieuwe medewerker in Exact Globe, gebeurt het wel eens dat de medewerker nog steeds niet in Exact kan. Dit kan natuurlijk verschillende oorzaken hebben, maar in de meeste gevallen komt dit doordat de toegangsrechten niet zijn toegekend in de medewerkerskaart, of doordat er geen rechten van rollen zijn gegeven aan de medewerker. Ik leg je graag uit hoe je dit kunt oplossen!
Toegangsrechten op medewerkerskaart
Voor het toekennen van toegangsrechten ga je in Exact Globe naar HR > Personeel > Onderhouden en selecteer ‘zoek de gewenste medewerker’. Vervolgens open je de kaart van deze medewerker. In het tabblad ‘Algemeen’ staat onder het kopje ‘dienstverband’ de regel met ‘Toegangsrechten’. Deze dien je aan te vinken en vervolgens opslaan middels de knop ‘Bewaren’.
Rollen en rechten beleid
Voor het geven van rechten op rollen is het uiteraard belangrijk te weten op welke rol de medewerker rechten mag hebben. Hiervoor zal binnen je organisatie een beleid opgesteld moeten zijn. Zo zal een magazijnmedewerker hoogstwaarschijnlijk geen rechten mogen hebben over de rol ‘salaris’ en heeft een HR medewerker niets aan een rol die rechten geeft over het magazijn.
Exact heeft een aantal standaardrollen, maar je kunt er ook voor kiezen om zelf rollen in te richten. Als je niet zeker weet welke rol iemand moet krijgen, vraag dit dan na binnen de organisatie.
Rechten toekennen in Exact Globe
Om vervolgens de medewerker rechten te kunnen geven, ga je nogmaals naar de medewerkerskaart van deze medewerker. In de kaart ga je naar het tabblad ‘Rechten. Naast de kolom ‘rollen’ staat een plusje (+). Wanneer je daarop klikt komt de lijst met de beschikbare rollen naar voren. Hieruit kies je dan één of meerdere rollen en klikt op ‘toevoegen’. Daarna klik je weer op ‘Bewaren’ om dit op te slaan. Wanneer de nieuwe medewerker Exact Globe opnieuw opstart, heeft hij toegang.
Wie mogen rechten toekennen?
Om medewerkers rechten te kunnen geven of wijzigen, heb je de standaardrol “HR” nodig. Niet iedereen kan dit dus, maar meestal ligt deze verantwoordelijkheid bij een HR manager of een Functioneel Systeembeheerder.