Social collaboration is momenteel het toverwoord voor het delen van informatie en om samen te werken. Wat jij je zult afvragen of het ook meerwaarde heeft voor jouw bedrijf? In deze blog vertel ik je er meer over.
Wat is social collaboration?
Social Collaboration is een platform dat binnen je bedrijf zorgt voor kortere lijntjes en een hogere arbeidsproductiviteit. Het heeft de vorm van een tijdlijn (denk aan je Facebook of LinkedIn). Op deze tijdlijn kunnen medewerkers op de hoogte blijven van alles wat er speelt binnen je bedrijf en je kunt eenvoudig samenwerken met collega’s. Veel leveranciers hebben dit stukje social collaboration al ingebouwd in hun bedrijfssoftware, zodat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende kanalen en apparaten. Alle informatie is voor je collega’s direct binnen handbereik en je kunt daarna toe linken. Ook alle aanvullende informatie over een bepaald onderwerp, zoals de gesprekken, aanvullende documenten etc, worden onderdeel van de bedrijfsinformatie. Hierdoor blijft informatie over hoe beslissingen tot stand zijn gekomen bewaard. De informatie blijft binnen jouw bedrijf en is alleen toegankelijk voor medewerkers.
Social collaboration in Exact Synergy
Ook Exact Synergy gaat met zijn tijd mee en biedt al een paar jaar deze functie aan. Voor medewerkers is het wellicht eerst een hele stap, met name de oudere medewerker die niets heeft met social media. Maar wanneer zij er enige tijd mee werken, zullen ze er de voordelen van zien! Is de gemiddelde leeftijd van je werknemersbestand laag, dan kun je verwachten dat ze deze manier van werken meteen gaan omarmen. Immers in hun vrije tijd zijn ze al niet anders gewend om op deze manier te communiceren. Graag deel ik een aantal functionaliteiten van social collaboration in Exact Synergy met je, om een beeld te geven wat het voor jou kan betekenen.
Social collaboration in Exact Synergy biedt verschillende mogelijkheden en ik verwacht dat je net zo enthousiast als mij bent over deze functionaliteiten.
1. Nieuws delen
Werk je al met Exact Synergy, dan weet je dat er altijd een nieuwsportaal aanwezig was om hier alle informatie van het bedrijf te delen. Maak je gebruik van de social collaboration functionaliteit dan komt dit nieuws op je tijdlijn in Exact Synergy. Je kunt dit nieuws plaatsen wanneer je maar wilt en ook delen met wie je wilt (dit hoeft niet per definitie met het hele bedrijf, zie punt 3). Wil je extra attentiewaarde voor een bepaalde aankondiging, dan kun je dit voor een bepaalde tijd vastzetten. Uiteraard kan iedereen feedback geven op dit soort berichten, zie ook punt 4.
2. Entiteiten delen
Had je het tijdens een vergadering over een klant, maar wist de helft van je collega’s niet over wie je het had? Dan is social collaboration een uitkomst. Na de vergadering deel je de klantkaart met je collega’s en iedereen is weer op de hoogte! Dit is maar 1 van de mogelijkheden om een entiteit onder de aandacht te brengen. Zo kun je ook workspaces, documenten, projecten of medewerkers onder de aandacht brengen.
3. Werken in groepen
Bepaalde informatie wil je natuurlijk niet bij alle medewerkers onder de aandacht brengen (of ze het nu wel of niet mogen weten). Hiervoor kun je groepen gebruiken. Zo kun je een groep opstellen per afdeling, werkgroep, project of zelfs voor je personeelsvereniging. In je bericht kun je dan aangeven wie het mogen zien en als dat voor een bepaalde groep is, wordt de informatie alleen op de tijdlijn van de deelnemers van die groep getoond. Bijkomend voordeel is dat iedereen meteen op de hoogte is.
Alle informatie van het project bij elkaar.
4. Discussiëren, kennis delen en brainstormen
Op de berichten en informatie die op je tijdlijn wordt getoond kun je nu feedback geven of door middel van reacties een brainstormsessie starten. Ook handig als je de ideeën en opmerkingen in een later stadium weer nodig hebt! Je vindt de discussies, opmerkingen, maar ook complimenten en brainstormsessies eenvoudig weer terug op je tijdlijn.
vastzetten bericht op tijdlijn en de mogelijkheid om te reageren op berichten
Werk je al met Exact Synergy met een werkstroom, dan kun je deze ook in je tijdlijn laten integreren. Wanneer jij dan de volgende bent die een actie uit moet voeren, zie je dit vanzelf in je tijdlijn. Heeft iemand iets nieuws gedeeld of vindt er kalendergebeurtenis plaats? Dan kun je hier notificaties voor krijgen.
Dit zijn nog maar een paar functionaliteiten van social collaboration binnen Exact Synergy. En het is nog steeds volop in ontwikkeling. Wil je weten hoe je werknemers over bepaalde zaken denken? Wil je gemakkelijk informatie kunnen delen, die soms voor een bepaalde groep beschikbaar is. Dan is social collaboration een uitkomst!