ERP implementaties zijn complexe, kostbare en vaak lange trajecten die een grote impact hebben op de bedrijfsprocessen en ICT capaciteit van je organisatie. Er gaat dan nogal eens wat mis, met teleurstellingen, overschrijdingen van het budget en slecht functionerende ERP software tot gevolg. Niet nodig. Er zijn namelijk een paar belangrijke succesfactoren waarmee je ERP implementatie goed verloopt. Hieronder zijn ze voor je op een rijtje gezet.
Intern draagvlak
Dit is een onderschatte succesfactor als het gaat om een ERP-implementatie. Gebruikers moeten goed voor ogen hebben wat ze willen bereiken met het nieuwe systeem. Wanneer jij en je collega’s dit begrijpen laat je gemakkelijk je implementatie-partner de juiste dingen doen. Bij veel implementaties gaat het mis omdat alle input komt van een klein aantal kartrekkers. Je verhoogt het interne draagvlak door het uitvoeren van een vooronderzoek.
Maak een risicoanalyse
Maak samen met je implementatie-partner een risicoanalyse voordat je het project begint. Hoe meer problemen je van tevoren bespreekt, hoe beter je omgaat met tegenslagen in het project. Bij ERP-implementaties is er vaak veel aandacht voor de software en de technische zaken, maar is er weinig oog voor het projectmatige aspect van een ERP-implementatie. Ook wordt er onderschat hoe belangrijk de rol van de eindgebruiker is in het succesvol laten verlopen van het traject. Wat doe je bijvoorbeeld bij uitval van medewerkers? Zowel intern als extern.
Denk vroeg na over uitbreidingen
Het klinkt vast gek. Je nieuwe ERP-systeem is er nog niet en je denkt al na over de uitbreiding ervan. Toch is dit enorm van belang. Ook al kies je een gerenommeerd A-merk zoals Exact, ieder systeem heeft zijn beperkingen. Ga daarom direct voor jezelf na of een scan- en herkensysteem of uitgebreide rapportagesoftware voor jou van toegevoegde waarde is. Maak dit bespreekbaar met je partner en kijk waar kansen liggen. En bespreek wat de beperkingen van de software zijn. Kijk vervolgens of je deze toevoegingen gemakkelijk koppelt aan je ERP-systeem. Hierin is je partner erg belangrijk. Veel bedrijven brengen dit graag bij dezelfde partij onder te brengen.
Schrijf een goed Programma van Eisen
Dit is misschien wel het meest cruciale punt als het gaat om het selecteren van een nieuw ERP-systeem. Immers, hoe wordt een implementatie succesvol als je niet voor ogen hebt wat het systeem absoluut moet kunnen? En hoe meet je het succes in dit geval? Betrek zoveel mogelijk je medewerkers in dit proces, omdat zij het meeste werken met het nieuwe systeem. Prioriteer goed en snap dat een perfect systeem niet bestaat, een optimaal systeem wel. Wil jij beginnen met het schrijven van een Programma van Eisen maar vind je het lastig om hiermee te starten? Download hier dan ons PvE template met voorbeeldeisen om jou op weg te helpen.