Eén van de belangrijkste redenen waarom een ERP-implementatie mislukt is geen goede adoptie bij de medewerkers. Een ERP-implementatie is een organisatiewijziging die impact heeft op het hele bedrijf, maar medewerkers die dagelijks met het systeem werken worden pas laat bij het proces betrokken. Deze organisatiewijziging wordt regelmatig onderschat door de directie en het MT die betrokken zijn bij de implementatie. Maar hoe zorg je dan voor betrokkenheid bij de medewerkers? En hoe zorg je ervoor dat ze meehelpen het ERP-pakket te implementeren? Ik geef je 4 tips om ervoor te zorgen dat de betrokkenheid hoog wordt en dat je de organisatie kan voorbereiden op de impact van een ERP-implementatie.
Tip 1: Medewerkers vroegtijdig betrekken bij de plannen
Het is belangrijk om medewerkers vroegtijdig betrekken bij het besluit om een nieuw ERP-pakket aan te schaffen. Met name voor de input is dit cruciaal. Wat soms nog wel eens vergeten wordt is dat de meeste kennis van processen vanuit de werkvloer komt. Deze informatie is van belang bij het selecteren en implementeren van een nieuw ERP-systeem.
Tip 2: Communiceer en plan medewerkers tijdig in op het project
Deze tip lijkt vanzelfsprekend maar is het allerminst. Wat vaak vergeten wordt is dat medewerkers naast hun eigen werk een ERP-implementatie mee moeten helpen inrichten. Dit moet tijdig ingepland en gecommuniceerd worden. Mensen vinden verandering lastig en als ze ook nog eens onvolledig zijn geïnformeerd, komen ze in opstand. Bovendien kan het project hierdoor vertragen.
Tip 3: Onderschat de tijd niet van een ERP-implementatie
Een andere valkuil is het onderschatten van de doorlooptijd van het project. Met name een grote ERP-implementatie heeft een lange doorlooptijd nodig. In ons werk is één jaar voor een groot tot middel groot project heel normaal. Terwijl een klant denkt dat het in een half jaar kan. Wat men onderschat is de eigen deelname in het project. Als een consultant geweest is, moet een klant met zijn huiswerk verdergaan. Niet goed testen en voortschrijdend inzicht veroorzaken regelmatig vertraging in het project.
Tip 4: Enthousiast en betrokken houden (beloning)
Omdat het project lang gaat duren is het belangrijk om iedereen bij de les te houden. Het is ook belangrijk om de inzet op een project te belonen. Hierbij kun je denken aan kleine dingen zoals tussentijdse oplevermomenten met een gezamenlijke lunch of ontbijt. Je kunt ook de inzet buiten werktijd belonen met extra tijd-voor-tijd of een bonus. Collega’s kunnen elkaar onderling ook helpen. Met name de key users zullen hulp nodig hebben bij hun eigen werk. Een projectleider doet er goed aan om dit te erkennen en er iets mee te doen.