In veel bedrijven hoor je nu “laten we gebruik maken van Teams”. Maar wat is Teams precies en waarom zou je het wel of juist niet als bedrijf gaan gebruiken?
Teams
Teams is een onderdeel van Microsoft Office 365 waarbij de nadruk ligt op “samenwerken”. Voor teams er was lag het “samenwerken” veelal in SharePoint / OneDrive, waar de bestanden stonden, en mailen. Heb je iets nodig of een vraag dan kon je mailen en/of in SharePoint kijken. Met de komst van Teams is daar verandering in gekomen.
Met Teams heeft Microsoft een app gemaakt waarbij je als “team” kunt samenwerken. Teams heeft een heleboel functionaliteiten die het samenwerken eenvoudiger maken. Teams werkt bijvoorbeeld op basis van chat, dus rond mailen hoeft niet meer. Wordt er een nieuw “lid” aan het team toegevoegd dan kan die persoon gelijk alles zien wat de andere leden ook zien. Iedere aangemaakt team heeft zijn eigen onderdelen en kanalen en zijn eigen leden. Een eigenaar kan gemakkelijk een “lid” toevoegen of verwijderen.
Waarom wel Teams?
Werk je in een bedrijf met veel medewerkers dan zou Teams een goede optie zijn om te gebruiken. Een bedrijf met veel medewerkers heeft vaak verschillende afdelingen waarvan vaak het merendeel van de medewerkers niet op kantoor zijn. Al deze afdelingen kunnen dan een eigen team krijgen en verandert er iets dan kan de medewerker gemakkelijk aan een team worden toegevoegd en/of verwijderd. De nieuwe medewerkers hebben dan gelijk toegang tot alles wat voor het team is ingesteld. Discussies kunnen via de chat gedaan worden, belangrijke documenten kunnen in bestanden gezet worden. Op deze manier hoeft niet het hele team “aanwezig”te zijn als er om een mening wordt gevraagd.
Ook als je veel werkt met externe personen zou teams een uitkomst zijn. Je hoeft dan niet meer documenten te maken of te wachten tot er een tijd is waarbij iedereen iedereen aan het werk is. Met behulp van de chat kan er gecommuniceerd worden en documenten kunnen in bestanden gezet worden.
Waarom geen Teams?
Werk je bij een klein bedrijf, ben je ZZP’er of werk je op jouw afdeling met documenten die niet voor het hele team zichtbaar moeten zijn, dan zou Teams geen uitkomst bieden. In een klein bedrijf of als ZZP’er kan er vaak al worden volstaan met één e-mailadres of één plek voor bestanden. Communicatie verloopt dan vaak mondeling.
Werk je op een afdeling met veel documenten, die om welke reden dan ook niet voor het hele team zijn, dan is Teams ook geen uitkomst. In Teams kan namelijk iedereen die lid is van een team bij alles komen wat er in dat team staat.