Wees eerlijk. Jouw telefoon is hartstikke handig tijdens je vakantie. Het navigeert je naar de plaats van bestemming, stelt leuke restaurantjes of andere plekjes voor in Trip Advisor of je weet meteen waar je in de buurt een fiets huurt. Maar wil jij bereikbaar zijn voor je collega’s of klanten? Of gooi je de hele boel op slot?
Hoe bereikbaar je ook wilt zijn: niet, gedeeltelijk of helemaal. Voor jou hebben we een aantal tips voor het instellen van jouw telefonie.
1. Altijd bereikbaar
Zo blijf je altijd bereikbaar tijdens je vakantie.
Schakel je telefoonnummer door naar je mobiel
Je bent dan op jouw gewone nummer bereikbaar ook als je niet achter jouw bureau zit. Dit heeft de andere kant van de lijn waarschijnlijk niet eens in de gaten. Je kunt dit instellen voor zowel jouw algemene nummer als het interne doorkiesnummer. Handig voor collega’s. Zij bellen je of zetten een telefoontje door wanneer nodig.
Stel een keuzemenu in
Je kunt ook een keuzemenu instellen, waardoor je jouw klant 2 opties geeft:
- Een voicemail achterlaten
- Doorverbonden worden naar jouw mobiel
2. Gedeeltelijk bereikbaar
Je wilt niet voor iedereen bereikbaar zijn. Zo blijf je bereikbaar voor de mensen die jij wilt tijdens je vakantie.
Selectieve bereikbaarheid
Wil je alleen voor je collega’s bereikbaar zijn bij spoedgevallen en niet voor klanten? Maak dan een White list aan voor de groep die jou mag bellen. Of een blacklist voor mensen die je niet tijdens je vakantie wilt spreken.
3. Helemaal niet bereikbaar
Knop om. Helemaal in de relaxmodus. Geen probleem. Helemaal niet bereikbaar zijn is ook een optie. Met de volgende instellingen wordt jouw klant professioneel geholpen.
Stel een voicemail in
Stel een voicemail in, dan blijf je wel op de hoogte van het gemiste telefoontje. Je krijgt een email van deze voicemails, zodat je ze terug kunt luisteren. Is er onverhoopt toch iets dringends dan kun je altijd zelf terugbellen.
Doorschakelen na afwezigheidsbericht
Per telefoonnummer of extensie stel je een voicemailbericht in. De beller heeft dan de keuze om na het korte afwezigheidsbericht te worden doorgeschakeld naar een collega. Zo wordt de klant meteen geholpen als dat nodig is.
Gaat jouw bedrijf voor een paar weken dicht?
In de vakantie zijn heel veel bedrijven dicht zijn voor een aantal weken. Zorg dat klanten, leveranciers en andere belanghebbenden hier goed van op de hoogte zijn. Vermeld het op de website en spreek het duidelijk in op je antwoordapparaat.
Wil je dat tijdens de periode dat jouw bedrijf dicht is de telefoon toch wordt opgenomen. Dan kun je denken aan een antwoordservice. Buiten de openingstijden of wanneer niemand beschikbaar is nemen zij de telefoon voor je aan. Eventueel ook ’s nachts. Zo zijn jouw telefoontjes altijd in goede handen.