Bedrijfsinformatie is goud waard. Van klantgegevens tot offertes en financiële administratie, alles heeft waarde voor je bedrijfsvoering. Maar hoe blijft je data veilig en komt deze niet terecht in de verkeerde handen? Ontdek hoe je slim omgaat met de beveiliging van je bedrijfsinformatie, zonder dat het ingewikkeld wordt. Zo blijft je bedrijf draaien zoals het hoort, zonder onverwachte risico’s.
Waarom de juiste informatiebeveiliging essentieel is
Informatie is de motor van je bedrijf. Of het nu gaat om klantgegevens, personeelsdossiers of informatie over je leveranciers, zonder die data zou alles stagneren. Maar wat gebeurt er als vertrouwelijke informatie uitlekt of niet meer betrouwbaar is? Niet alleen kan dit je bedrijfsvoering verstoren, het kan ook serieuze financiële en reputatieschade opleveren. Daarom is het slim om de beveiliging van je informatie serieus te nemen.
Welke soorten bedrijfsinformatie zijn er?
Niet alle bedrijfsinformatie is even gevoelig. Daarom is het handig om data in verschillende categorieën in te delen. Zo neem je de juiste beveiligingsmaatregelen en minimaliseer je risico’s.
1. Geheime informatie
Informatie die absoluut niet mag lekken, omdat het voldoen aan wettelijke eisen vereist of omdat het anders ernstige schade kan veroorzaken voor je bedrijf. Denk aan strategische plannen of gevoelige klantdata.
2.Vertrouwelijke informatie
Gegevens waarvan het uitlekken vervelende gevolgen kan hebben, zoals verlies van vertrouwen of boetes. Dit kan gaan over klantinformatie of persoonsgegevens.
3. Interne informatie
Dit zijn gegevens die alleen binnen de organisatie van belang zijn. Een lek hiervan is niet rampzalig, maar je wilt het liever voorkomen.
4. Publieke informatie
Gegevens die zonder problemen met de buitenwereld gedeeld mogen worden, zoals een persbericht of publieke cijfers.
Het is aan de eigenaar van de informatie om te bepalen onder welke categorie de data valt en hoe het beveiligd moet worden.
Klant- en persoonsgegevens: de juiste aanpak
Als je gegevens van klanten of medewerkers verzamelt – denk aan namen, adressen en bankgegevens – dan heb je te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Naast boetes voor het niet naleven van deze wetgeving, kan het verlies van deze gegevens ook een flinke deuk slaan in het vertrouwen dat mensen in je bedrijf hebben. En dat wil je natuurlijk voorkomen.
Drie handige tips voor veilige omgang met klantgegevens:
- Label gevoelige informatie duidelijk als ‘vertrouwelijk’, zodat medewerkers weten dat er zorgvuldig mee omgegaan moet worden.
- Deel vertrouwelijke gegevens alleen als je daarvoor expliciet toestemming hebt van de eigenaar.
- Versleutel belangrijke informatie bij het versturen via e-mail of bij het opslaan ervan.
Informatie is altijd in beweging
Informatie in je bedrijf is nooit statisch. Het kan in gebruik zijn, in beweging zijn (bijvoorbeeld bij het versturen) of ergens opgeslagen liggen. Voor elke situatie gelden specifieke risico’s. Door gebruik te maken van versleuteling zorg je ervoor dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van je informatie in elke fase gewaarborgd blijft.
Klaar voor actie?
Het beveiligen van je bedrijfsinformatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met het indelen van je data in categorieën, label gevoelige informatie en zorg dat je medewerkers goed op de hoogte zijn van de afspraken rondom beveiliging. Met een paar slimme aanpassingen voorkom je al een hoop ellende. En geloof me, dat is een zorg minder!