Microsoft 365 is een groot SaaS-platform dat voortdurend wordt ontwikkeld en geüpdatet. Dat vraagt nogal wat van het beheer. Onze specialist en senior consultant Stieven Mohan herkent de uitdagingen waar beheerders voor staan. In deze blog helpt hij je op weg met enkele handige tips en zaken om bij stil te staan.
Als je het tegenwoordig over Microsoft 365 hebt, dan snij je een breed onderwerp aan. “Het behelst inderdaad nogal wat. Microsoft 365 is inmiddels het SaaS-platform van Microsoft”, vertelt Stieven Mohan, senior consultant bij Arrix, met als expertise onder andere Microsoft 365. SaaS staat voor ‘software as a service’. “Vroeger kenden we via het platform vooral Office en Outlook, maar zeker sinds de coronatijd zijn er snel diensten bijgekomen. De populariteit van Teams bijvoorbeeld is enorm toegenomen en dan is videoconferencing nog maar een klein onderdeel van de mogelijkheden die Teams biedt.”
Beheer is een dagtaak!
Beheer van Microsoft 365 is haast een dagtaak: “Het platform wordt bijna elke dag verder uitgebreid. Inmiddels zitten bijna alle SaaS-clouddiensten van Microsoft in 365. Denk aan planners, notities, SharePoint, video’s maken en bewerken, e-learning modules, HRM-onderdelen, enquête, maar ook Security en Artificial Intelligence met CoPilot. Het gaat heel erg ver”, aldus Stieven. De grootte van het pakket dat je uiteindelijk afneemt, hangt af van de licenties die je als klant hebt. Maar: “Ik zie zeer regelmatig dat klanten maar een fractie gebruiken van wat hun licentie biedt. Dat is niet altijd erg, omdat een licentiebundel soms nu eenmaal net dat biedt wat je nodig hebt. Maar vaak wordt niet gekeken naar wat de licentie nog meer biedt en dat is een gemiste kans.”
Onbekend maakt ongebruikt
Zeker in het MKB maken veel bedrijven gebruik van het pakket ‘Business Premium’. “Feitelijk niet meer of minder dan een versie van Microsoft 365 met het complete Office-pakket, maar daarnaast bevat het een aantal diensten met bijbehorende faciliteiten zoals security en zaken om bepaalde bedrijfsprocessen te optimaliseren. Dit zijn dingen die een bedrijf of organisatie vaak heel goed kan gebruiken, maar dan is niet bekend dat deze functionaliteiten en diensten onderdeel zijn van hun licentie”. Andersom komt ook voor. Dan heeft een bedrijf een bepaalde licentie afgenomen, maar mist een functionaliteit die het juist goed kan gebruiken. Stievens’ advies: “Maak gebruik van wat je hebt, maar check ook of je niet een overkill aan licenties hebt. Dan kun je ook met een goedkopere licenties goed uit de voeten.”
Automatisch koppelen
Kortom: er ligt een schone taak voor IT-beheerders. Die kunnen ook allerlei andere zaken oppakken. “Denk bijvoorbeeld aan het automatisch koppelen van toegang tot software. Ik zie dat dat nu nog vaak handmatig wordt gedaan. Dat is arbeidsintensief en foutgevoelig en kan dus veel beter automatisch gedaan worden”, legt Stieven uit. Deze zaken kun je eenvoudig automatiseren door een licentie aan een groep toe te kennen, group based licensing. Als een account wordt aangemaakt of verwijderd, gaan de licenties automatisch mee. “Hier valt veel winst te halen, maar op plekken waar organisaties zelf het beheer doen, wordt het weinig toegepast. Het geeft je ook direct een overzicht van licenties die dubbel zijn uitgedeeld of niet meer in gebruik zijn en opgezegd kunnen worden. Zo levert het ook nog financiële winst op.”
Overview pagina
Goed beheer van Microsoft 365 is van belang: de ontwikkelingen gaan snel en er liggen onbenutte kansen voor het bedrijf of de organisatie. Microsoft heeft de afgelopen maanden gesleuteld aan beheerportalen die het beheer makkelijker maken. Stieven: “Het punt is dat deze verbeteringen niet altijd even makkelijk zijn te vinden, functionaliteiten zijn wel eens verplaatst. Wat helpt is dat alle beheerportalen momenteel een overview-pagina hebben. In dit dashboard zie je bijna alle informatie die je nodig hebt voor goed beheer en vanuit het dashboard kun je simpel doorklikken naar verdere informatie of andere portalen.” Veel gebruikers kijken makkelijk over dit dashboard heen of negeren het, maar zoals gezegd biedt het wel degelijk een uitstekend overzicht.
What’s new
Ook in elke portal links bovenin: ‘what’s new?’ Dit is een tool voor diagnose en probleemoplossing. Voor beheerders die niet dagelijks op de beheerportal zitten, zijn dit handige links. “Je ziet direct wat er veranderd is, in functionele zin aan de kant van Microsoft én in de eigen omgeving. Ook veranderingen en updates die eraan komen en wanneer je daar als gebruiker iets van gaat merken”, vertelt Stieven. “Al deze zaken kun je helpen om het beheer makkelijker te maken en de organisatie vooruit te helpen.”
Beheer uitbesteden
Is het allemaal te veel en kan je bedrijf of organisatie het beheer niet (goed) aan? Arrix neemt het met plezier over. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden!