De titel is wellicht wat misleidend, maar ik vertel je meer over Microsoft Bookings en hoe deze Microsoft 365 dienst de manier waarop klanten afspraken kunnen plannen en beheren, vereenvoudigt.
Functionaliteiten Bookings
Laten we beginnen met een aantal zaken die in Bookings zitten. Zo plant jouw klant direct online een afspraak in, past deze aan of annuleert een afspraak. De klant ziet dat hij op bepaalde tijdstippen geen aanspraak kan maken, maar heeft geen inzicht in jouw agenda. Bij het boeken laat je de klant een dienst kiezen en vervolgens kiest deze een medewerker (is niet verplicht). Hierna krijgt de klant de keuze uit beschikbare tijdstippen, maakt een keuze en vult zijn of haar gegevens in. Een eenvoudige manier en bovendien ideaal, zelf ben je zo geen tijd meer kwijt aan plannen.
Achter de schermen kun jij:
- Bedrijfsgegevens en openingstijden publiceren;
- De reserveringspagina aanpassen en daadwerkelijk publiceren op je website;
- Toegangsbeheer voor de reserveringspagina instellen;
- Diensten toevoegen, waarop klanten kunnen reserveren;
- Boekingen en klantinformatie inzien;
- Klanten importeren vanuit Outlook;
- Collega’s inplannen aan de hand van hun beschikbaarheid;
- Werkuren van collega’s instellen inclusief buffertijd voor een mogelijke speling;
- Herinneringen en bevestigingen voor klanten en jezelf instellen;.
Erg handig is dat je zelf afspraken toevoegt aan de agenda. De klant wordt dan ook voorzien van de herinneringen en bevestigingen die jij voor een afspraak hebt ingesteld.
Kleine bedrijven zetten met name Bookings in. Je moet dan denken aan bijvoorbeeld: kappers, financiële dienstverlening, maar ook andere vormen van dienstverlening zoals bijvoorbeeld adviesgesprekken of een consult.
Onderdeel van Office 365
Bookings is onderdeel van Microsoft 365 en staat standaard aan voor klanten die de volgende Microsoft 365 licenties hebben:
- Microsoft 365 Business Standard;
- Microsoft 365 A3/A5;
- Microsoft 365 A5;
- Office 365 Enterprise E3/E5.
Naast Bookings online is er ook een app voor op je telefoon (iOS en Android).
Functionaliteiten mooi, maar standaard
Toch heeft Bookings een aantal haken en ogen, waardoor duidelijk wordt dat Bookings een standaard oplossing is. Zo pas je je bijvoorbeeld qua styling aan de reserveringspagina alleen basisinstellingen als een kleurenthema of aangepast kleurenschema en het bedrijfslogo aan. Het écht personaliseren van de reserveringspagina is niet mogelijk.
Integratie met het Power Platform is niet mogelijk, waardoor bookings alleen maar te integreren is met de agendafunctionaliteit van Outlook. Als klant boek je maar één dienst in per keer en voor het boeken van meerdere diensten maak je een losse boeking of meerdere.
Goede laagdrempelige oplossing
Bookings is een oplossing die je lastig toepast in meer complexe situaties. Anderzijds is Bookings een goede oplossing voor bedrijven die een laagdrempelige oplossing zoeken waarmee ze reserveringen deels automatiseren en beheren door een standaard oplossing.