Wie kent ze niet. Die ene collega, die het document graag uitprint, omdat het toch lekkerder leest op papier. Of die collega, die alles wel digitaal opslaat, maar toch nog een keer uitprint, want “stel je voor”. Of misschien ben jezelf wel die collega. Heel begrijpelijk allemaal, want ondanks dat we graag alles willen digitaliseren, moeten we ook onze gewoontes veranderen. Dit is essentieel om vooruitgang te boeken voor een paperless office.
Dat is ook vaak één van de redenen waarom een paperless office niet haalbaar is, ondanks alle inspanningen om papier te verminderen. En als je eerlijk bent lijkt het volledig elimineren van papier eerder een utopie dan een realiteit. Wat je wel kunt bereiken, is een “less paper office”, waarin je papier bespaart en tegelijkertijd de productiviteit verhoogt.
Boek vooruitgang met je paperless office
Wil je daarbij succesvol zijn, dan moet je de obstakels van het paperless office erkennen en ook realistische doelen stellen. Jij hebt als bedrijf namelijk te maken met klanten, partners en leveranciers met allemaal hun eigen manier van werken. Of jij je doelen haalt hangt er vanaf of ze grotendeels digitaal zaken doen of op papier. Dit vereist flexibiliteit van jouw bedrijf, maar ook van de partners waar je mee samenwerkt.
Begin daarom bij jezelf en je eigen bedrijf. Stel haalbare doelen voor je medewerkers, zoals het bevorderen van digitaal werken en breid dit geleidelijk uit naar je leveranciers en andere partners.
Een belangrijke stap naar een less paper office is het opruimen van overbodige papieren. We hebben de neiging om documenten te archiveren die we eigenlijk nooit meer gebruiken. Het is tijd om rigoureus te zijn: gooi weg wat niet nodig is en digitaliseer wat je wilt bewaren.
Nadat je kantoor is opgeruimd, begint het echte werk pas echt. Je moet ervoor zorgen dat medewerkers minder papier verspillen en zich bewust worden van de voordelen van digitaal werken. Moedig efficiënt afdrukken aan, stimuleer het gebruik van digitale facturen en verminder de afhankelijkheid van printers.
Laat de technologie voor je werken
Het stroomlijnen van bedrijfsprocessen is een cruciale stap naar een less paper office. Elimineer papier uit informatiestromen door documenten automatisch op te slaan als bewerkbare pdf’s en digitale handtekeningen mogelijk te maken.
Technologie speelt een sleutelrol bij het bevorderen van een less paper office. Geef medewerkers de juiste tools, zoals scanners en smartphone-apps voor documentscanning, en maak gebruik van OCR-software waarmee je digitale afbeeldingen omzet naar bewerkbare documenten.
Say goodbye
Neem afscheid van het tijdperk van overmatig papiergebruik en stap over op een meer digitale manier van werken. Gebruik minder papier en digitaliseer meer. Dat is niet alleen efficiënter, maar ook milieuvriendelijker. Dus voordat je overweegt dit artikel af te drukken, denk er nog eens over na. 😉