Door het effect van Corona op onze samenleving verandert je werkplek en de middelen waarmee je werkt. Je werkt meer thuis of op andere plekken dan voorheen. Wat niet verandert is, is hoe je samenwerkt en de systemen die je daarbij gebruikt.
Maar dat kan beter! Vaak met de systemen die je al gebruikt. Wil je een goed beeld krijgen van de mogelijkheden dan moeten we eerst kijken naar hoe we gewend zijn om zo’n samenwerking op te zetten.
Outlook
Je stelt een e-mail op met het onderwerp, de begeleidende tekst en een bijlage met extra informatie. Je voegt iedereen die meedoet aan de mailwisseling toe en verstuurt het mailtje. Iedere individu krijgt nu de mail in zijn of haar eigen mailbox. Als je kijkt hoe iedereen deze informatie verwerkt, dan wordt er gebruik gemaakt van mapjes, vlaggetjes of kleurtjes. Iemand anders uit deze zelfde mailwisseling managet dat weer op een compleet andere manier. Feitelijk kun je de mailbox dus vergelijken met een bureautje waar we naarstig alle informatie proberen te structureren.
Effectief Samenwerken
Je werkt de hele dag met iedereen samen, maar doe je dat wel zo effectief mogelijk? Wil je goed en effectief samenwerken dan moet er sprake zijn van de volgende drie onderdelen:
- Communicatie
- Informatie
- Afspraken
Krijg je dat voor elkaar, dan ben je redelijk goed op weg met jullie samenwerking.
Is de mailwisseling wel effectief in de samenwerking?
Als je nu even terug gaat naar onze mailwisseling. Dan kun je vraagtekens zetten bij de effectiviteit. Ben je weleens op een later moment betrokkenen in een bestaande mailwisseling? Moet je dan van onder naar boven teruglezen wat er precies besproken is (tussen de handtekeningen en out of office dagen door) en wat moet jij precies bijdragen in het bijgevoegde versie 5 document?
Van Decentraal naar centraal samenwerken in Teams
Hoe zou het zijn als je samenwerkt in een “Digitale vergaderzaal”? In deze ruimte leg je “de informatie” op tafel waar je aan samenwerkt en de communicatie houd je ook vast in deze ruimte. Afspraken? Die leg je ook vast op de flipover in de hoek. Trekken we deze vergelijking door vanaf het begin, met ons decentrale bureautje (Outlook), dan ga je nu samenwerken in de digitale vergaderruimte (Teams). Als je Teams inzet vang je Communicatie (Posts), Informatie (Bestanden/OneNote) en Afspraken (Planner) op een centrale plek, die je vanaf elk apparaat benadert.
De voordelen van deze nieuwe werkwijze op een rijtje:
- Verlaat iemand de organisatie dan blijft de informatie in Teams (E-mail heeft privacy uitdagingen).
- Samenwerken rondom een uniek bestand (met automatisch versiebeheer).
- Communicatie, Informatie en Afspraken op 1 plek.
- Centraal, veilig, 24×7 op elk apparaat te benaderen
Je wilt meer weten?
Wil je meer weten over het samenwerken op een centrale manier en alle andere mogelijkheden die er zijn op het gebied van informatiechaos? Neem contact op, wij vertellen het je graag!