Wat voor type bedrijf jij ook hebt, je zal hoe dan ook wel eens te maken hebben gehad dat de informatie die je tot je beschikking hebt onvolledig of foutief is. Dit kan leiden tot miscommunicatie met je klant. Een foutief of onvolledig e-mailadres kan leiden tot miscommunicatie in de orderbevestiging of facturatie.
Daarnaast kan het zo zijn dat een factuur niet geaccepteerd wordt door je klant omdat deze niet aan bepaalde voorwaarden voldoet (bijvoorbeeld het ontbreken van een specifiek opdrachtnummer). De klant stuurt deze factuur retour en dit levert je alleen maar extra werk op. Dit kost allemaal tijd. Tijd die je als ondernemer ongetwijfeld beter kunt besteden.
Exact Online Premium
Exact Online Premium tilt jouw organisatie naar een hoger niveau door het gebruik van slimme tools. Denk aan AzureFunctions, Flow en Flex. Door middel van een Geïntegreerde Power BI Tool krijg je meer inzicht in deze nog betrouwbaardere gegevens en kun je daardoor efficiënter werken dan dat je al doet. Hoe gaaf is dat?
AzureFunctions
Met AzureFunctions kun je datagegevens bij invoer laten valideren met behulp van je eigen Azure Functions. Met een AzureFunctionValidation kun je invoerwaarden laten toetsen aan jouw eigen validatievoorwaarden. Op deze manier voorkom je problemen met je datagegevens in latere processtappen. Met een AzureFunction kun je bijvoorbeeld je facturatieproces verbeteren. Een missend opdrachtnummer op de factuur is verleden tijd omdat je kunt laten controleren of er een deze ontbreekt. Een ander voorbeeld is het beheren van je relatiegegevens, zie onderstaand voorbeeld:
Figuur 1: Postcodevalidatie is ongeldig omdat er een spatie ontbreekt tussen de cijfers en letters
Flow
Een andere toffe tool die Exact Online Premium bezit is Flow. Met deze tool pas je meer maatwerk in jouw organisatie toe en automatiseer je processen op een hoger niveau. Dit doe je door triggers op bepaalde gebeurtenissen te zetten en hier bijbehorende acties aan te koppelen. Hierdoor verhoog je de efficiëntie in je organisatie doordat handmatige handelingen geautomatiseerd worden. Het handmatig afsluiten van een project is daardoor verleden tijd. Daarnaast is het bijvoorbeeld mogelijk om je bedrijfsproces zo in te richten dat bij een project gewerkte uren in het weekend met een ander uurtarief belast worden dan standaarduren, dit allemaal met eenzelfde uursoort.
Figuur 2: Flow
Flex
Door middel van Flex kun jij extra velden toevoegen aan je administratie. Denk hierbij aan het uitbreiden van bestaande entiteiten, zoals medewerkers, projecten en relaties. Hierdoor kun je op de projectkaart invoeren of een project remote of bij de klant op locatie wordt uitgevoerd of kun je extra klantgegevens registreren. Deze informatie kun je gebruiken in je rapportages of om verder te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld een proces inrichten waarbij de reiskosten direct geboekt worden als een project bij de klant op locatie uitgevoerd wordt. Het is ook mogelijk om een externe URL toe te voegen aan een veld. Een veld wat je in kunt richten is een veld die verwijst naar de website van PostNL zodat je gemakkelijk de status van je bestelling volgt.
Power BI
Met Power BI maak je de aanwezige data in jouw administratie gemakkelijker bruikbaar door middel van verschillende, aanpasbare Power BI dashboards. Zo krijg je nog meer inzicht in de cijfers door heldere & visuele rapportages. Met de Power BI Connector combineer je data uit verschillende gegevensbronnen en maak je jouw eigen datamodel. Zo heb je nog scherper in beeld hoe je projecten en kosten verlopen.
Stel, je wilt weten wat het gemiddelde uurtarief is van de uren die je gemaakt zijn op een project. In de voorlopers van Exact Online Premium moet je een export draaien van de informatie van het desbetreffende project met Excel.
Figuur 3: In Exact Online is alleen bovenstaande informatie te zien met betrekking tot een project. Om meer informatie te zien, is het noodzakelijk om de informatie te exporteren naar Excel om hier vervolgens bruikbare informatie uit te halen
Figuur 4: Exact Online Premium maakt het mogelijk om verschillende te combineren en te visualiseren hoe jij dat wilt. Zo ook, in het genoemde voorbeeld, het gemiddelde urentarief. Het maakt zelf samenstellen van data middels Excel verleden tijd.Door het gebruik van Exact Online Premium heb je op elk moment van de dag de actuele cijfers, omdat data automatisch ververst wordt. Daardoor stuur je jouw bedrijf beter op feiten en hoef je zelf, zoals eerder genoemd, geen cijfers te exporteren naar Excel om deze vervolgens voor jou en je collega’s bruikbaar te maken. Je ziet nu gelijk hoe jouw administratie ervoor staat en welke processen aandacht nodig hebben. Hierdoor bespaart dit je een hoop tijd.
Met Exact Online Premium heb je dus nog meer mogelijkheden om de standaardsoftware aan te passen aan jouw wensen in combinatie met betrouwbaardere data. Momenteel loopt het Early Adopter Programma van Exact. Exact nodigt klanten uit om Exact Online Premium te proberen en zijn dit nu aan het verfijnen. De verwachting is dat Exact Online Premium in 2024 beschikbaar komt voor iedereen. Heb jij nog vragen naar aanleiding van dit artikel of ben jij geïnteresseerd geraakt in Exact Online Premium? Neem contact met ons op!