Spendeer je veel tijd aan het vinden van een geschikte leverancier? Leg je de gemaakte afspraken vast in een contract? En wat gebeurt er nadat je het contract hebt ondertekend?
Verschillende afdelingen en collega’s gaan contracten aan. Logisch, want iedere afdeling en persoon heeft zo zijn verantwoordelijken en vaak óók een eigen manier voor het vastleggen van informatie. Contracten verdwijnen in bureaulades, ordners of digitaal in een persoonlijke mailbox of map en zijn hierdoor beperkt voor anderen toegankelijk. Grote kans dat, wanneer je dit herkent, je het gevoel hebt dat jouw organisatie niet in controle is en je onnodig tijd en geld verspilt.
Gebrek aan inzicht
Omdat je contracten decentraal vast legt, heb je geen inzicht in alle lopende contracten binnen jouw organisatie. Wil je een contractinformatie vinden of een overzicht maken dan neemt dat veel tijd in beslag. Laat staan als je informatie wilt gebruiken voor effectief contractbeheer.
Herkenbare situaties?
Hieronder lichten we een aantal praktijksituaties toe met nadelige effecten voor het gebrek aan inzicht in je contractadministratie. Hoe vaker je dit herkent, hoe groter de noodzaak dat je actie onderneemt.
| Signaleer je in jouw organisatie dat… | Hoe komt dat? |
| …contracten ongewenst automatisch worden verlengd? De ontvangst van een factuur is vaak aanleiding voor het opzeggen van een contract. Echter, de opzegtermijn is al verstreken. | Je bent niet in controle over de looptijd en prolongatie van contracten, waardoor je te laat opzegt en zo onnodig kosten maakt. |
| …er te laat actie wordt ondernomen op (bijna) verlopen contracten? Op contracten die verlopen en waardevol zijn voor je bedrijfsvoering wil je tijdig kunnen handelen. Bijvoorbeeld voor het afdekken van risico’s, het tijdig opstarten van een selectieprocedure of het voorkomen van onnodige kosten. | Je bent niet in controle over de einddatum van je contracten, waardoor je te laat actie onderneemt. |
| …facturen onverwacht binnenkomen? Op onverwachte kosten zit je niet te wachten. Zeker niet als de jouw rapportages net klaar zijn. Je wilt op basis van up-to-date cijfers ondernemen. | Je legt financiële verplichtingen, die voortvloeien uit afgesloten contracten, niet vast. Hierdoor worden deze kosten niet meegenomen in financiële rapportages en weet je vaak pas achteraf welke kosten er zijn gemaakt. |
| ….door een gebrek aan informatie er geen zicht is op “overbodige” contracten? Het gaat financieel minder voor de wind. Je zoekt naar mogelijkheden voor kostenbesparing. Maar waarop? | Het ontbreekt aan overzicht op contracten, waardoor je geen inzicht hebt in de mogelijkheden voor het op korte termijn nemen van kostenbesparende maatregelen. |
| …een collega vertrekt en daarmee ook de contractinformatie? Een collega sluit een contract af, maar neemt afscheid van de organisatie of functie. Er is geen centrale contractregistratie en je collega draagt de informatie niet over. Wie monitort nu de contracten die deze collega heeft afgesloten? | De manier waarop je contractinformatie en verantwoordelijkheden vastlegt is niet flexibel. Dit maakt een overdracht tussen collega’s moeilijker. |
Zo zijn er nog talloze voorbeelden voor het gebrek aan inzicht in je contracten. Dit heeft te maken met gebrek aan informatie, geen vastgelegde verantwoordelijkheden en het ontbreken van een centrale vastlegging van de contracten.
Als je informatie digitaal, centraal en op een uniforme manier registreert, wordt contractinformatie registreren, beheren en zoeken leuker en makkelijker. Bovendien heb je met één uniform proces meer grip op contractbeheer en verplichting. Meer werkplezier en blije collega’s . Software voor jouw contractadministratie maakt je flexibel en wendbaar. Mocht het nodig zijn, dan draag je de contracten met alle informatie naar een ander persoon.
Klaar voor de volgende stap
Is jouw organisatie toe aan een software-oplossing voor het digitaliseren en automatiseren van contracten? Misschien is Elvy Contractregistratie de oplossing voor jou. Tijdens het webinar ” De toekomst van jouw financiële administratie in Exact wordt ook het onderwerp contractbeheer meegenomen. Heb je op dinsdag 2 juli a.s. om 13:00 uur een uurtje beschikbaar, dan is het zeker de moeite waard om dit bij te wonen.
Meer informatie en aanmelden webinar