Beslissingen nemen op basis van nauwkeurige en real-time informatie is wenselijk voor elk productiebedrijf. Een gestroomlijnde communicatie tussen ERP en productie is dan een vereiste. Het leidt onder meer tot operationele besparingen, snellere doorlooptijden en een hogere klanttevredenheid. Arrix weet dat met Exact software perfect in te richten, zelfs als de gebruikte productiesoftware niet direct koppelt met het ERP-systeem.
Beter inzicht in processen en beschikken over real-time informatie is volgens Fimme Jan van der Wal, manager Exact consultancy bij Arrix, een veelvoorkomende vraag voor het koppelen van een ERP-systeem met productiesoftware. “Het zorgt daarnaast voor een optimalisatie in voorraadbeheer en een minimalisering van handmatige invoer. Fouten als gevolg van ‘dubbele invoer’ behoren tot het verleden. Er zijn echter in dat proces meerdere wegen te bewandelen.”
Verschillende motieven
Exact heeft weliswaar een productiemodule geïntegreerd in het ERP-systeem, maar er zijn ook productiebedrijven die gebruik maken van andere, al dan niet branche-gerelateerde productiesoftware. “Zij zoeken dan software voor de logistiek, voorraadbeheer, facturatie en financiële administratie. Met Exact kunnen we dan een totaaloplossing bieden”, verduidelijkt Fimme Jan. “Ook kloppen bedrijven bij ons aan die met een bestaand ERP-systeem werken dat echter niet meer voldoet aan de huidige wensen of eisen. Er zijn verschillende motieven die een overstap naar Exact rechtvaardigen.”
Toepasbaarheidsonderzoek
Arrix start in die gevallen altijd met een zogenaamd toepasbaarheidsonderzoek (TPO). Fimme Jan: “We maken een grondige analyse van de processen, eventuele bestaande productiesoftware en brengen de wensen en eisen in kaart. Exact is standaard software, het past dus wel of niet bij een bedrijf. Daar zijn we heel transparant in, te meer ook om teleurstellingen of discussies gaande het traject te voorkomen. Bovendien maken we liever geen aanpassingen door middel van maatwerk binnen Exact. Op basis van het TPO maken we een inschatting van de specificaties en het implementatietraject. Het TPO wordt vervolgens uitvoerig besproken met de klant en leidt tot de offerte.”
Projectplan
Zodra de offerte is geaccepteerd, wordt een projectplan opgesteld. “We splitsen het implementatietraject op in vier fasen”, schetst Fimme Jan. “We starten met de inrichtingsfase, waarin we tot in detail beschrijven hoe we de Exact software inrichten. Zie het als een soort blauwdruk, net als de bouwtekening van een woning. Daarin beschrijven we ook de koppelingen die nodig zijn en waaraan ze moeten voldoen. Ook eventuele additionele applicaties die we vanuit Arrix zelf implementeren worden hierin beschreven.”
Arrix Connector
Veel productiebedrijven werken met branche-gerelateerde software. “In veel gevallen laat deze software zich eenvoudig koppelen aan Exact, mits er een api of xml -inport\export beschikbaar is”, weet Fimme Jan. “Mocht dat niet het geval zijn, dan maken wij zelf de koppeling via onze Arrix Connector. Het is een eigen softwareapplicatie van Arrix, waarmee we in staat zijn om op verschillende manieren gegevens uit te wisselen tussen (productie)software en Exact. Dat is ook onze kracht. Op die gebieden waar Exact niet in uitblinkt, maken we de connectie met andere software voor een ‘best for project’ oplossing.”
Implementatiefase
Als het eerdergenoemde projectplan eenmaal staat, start de implementatiefase. In deze fase wordt de Exact software op maat geconfigureerd, worden de applicaties ontwikkeld en gekoppeld. “Onderdeel van deze fase vormt ook het testen met een groep gebruikers die met de software gaan werken. Als die fase succesvol is afgerond, gaan we over tot livegang en schakelen stapsgewijs over van de bestaande naar de nieuwe situatie. De eerste weken zijn vaak vrij hectisch voor de gebruikers met veel vragen”, erkent Fimme Jan. “We zijn dan veelal fysiek aanwezig om het samen mee op te starten. Daarna houden we contact voor nazorg en het continu verbeteren van de processen in de software. Dit laatste is heel belangrijk omdat er dan pas rendement gehaald wordt uit de geïmplementeerde oplossing.”
Webinar voor de voedingsindustrie
Benieuwd naar hoe Arrix jouw processen kan stroomlijnen in Exact? Wij vertellen je er meer over in ons webinar “het recept waarmee je je uitdagingen omzet in kansen”, speciaal voor de voedingsindustrie. Het webinar is op dinsdag 14 november a.s. en je kunt gewoon deelnemen vanaf je eigen werkplek, vanaf 10.00 uur.