Onlangs besloot Microsoft de ondersteuning voor de Exchange Server 2010 te verlengen tot oktober 2020. Dit betekent dat organisaties onder andere om veiligheidsredenen moeten migreren naar een nieuwe versie. Dit is eerder al aangekondigd dus wellicht zijn er stappen ondernomen, zo niet dan is het goed onderstaande mogelijkheden eens door te lezen.
Twee scenario’s
Kies je voor eenzelfde situatie met een nieuwe server, of kies je voor een andere oplossing? Er zijn twee mogelijke scenario’s:
- De server vervangen door een nieuwe server op locatie (on-premises) en voorzien van het nieuwste besturingssysteem en Exchange versie
- De bestaande Exchange server migreren naar Exchange online, binnen Office 365.
In de praktijk zien we weinig dat er nog gekozen wordt voor een eigen lokale Exchange server, tenzij dit een hele bewuste keuze betreft op basis van beleid, compatibiliteit met branche specifieke applicaties e.d. We zien dat 95% van onze klanten ervoor kiest om de e-mail naar Office 365 te migreren. Dit komt ook mede doordat Microsoft haar focus voornamelijk richt op vernieuwingen en verbeteringen in de cloud-producten. Periodiek komen nieuwe functionaliteiten beschikbaar en is er veel aandacht voor beveiliging (waaronder het versleuteld versturen van e-mail).
Office 365 biedt naast de e-mail functionaliteit, vele voordelen als het gaat om slimmer, veiliger en efficiënter (samen)werken:
1. Meest recente versie
Geen losse licenties periodiek meer aanschaffen en altijd de meest up-to-date en veilige versie in gebruik. Dit zorgt ervoor dat je altijd veilig kunt werken.
2. Altijd en overal kunnen werken
Tegenwoordig is de wens om altijd en overal te kunnen werken. Bijvoorbeeld onderweg of op een externe locatie. We zijn continu online en met elkaar in verbinding. Met Office 365 installeer je eenvoudig alle functionaliteiten op maximaal vijf apparaten. Wanneer onlangs een offerte op de laptop is uitgewerkt, is het mogelijk om deze via de smartphone te openen en eventueel verder te bewerken. Ongeacht locatie en device.
3. Gemakkelijk op- en afschalen
Wanneer een nieuwe gebruiker in dienst treedt kan eenvoudig een nieuwe licentie worden toegevoegd, zo ook wanneer iemand uit dienst treedt en deze licentie weer opgezegd moet worden. Flexibel in op- en afschalen en de kosten overzichtelijk.
4. Betalen per gebruiker, per maand
Een maandelijks model zorgt voor regelmatig inzicht in gebruik en kosten. Zo zijn er minder grote investeringen vooraf.
5. Productiviteitsverbetering door onderlinge samenwerking met standaard applicaties
Wanneer medewerkers elkaar goed kunnen bereiken en kunnen samenwerken in projecten en documenten bevordert dit de productiviteit. Ideaal wanneer collega’s op verschillende locaties werken.
Sinds de komst van chatfunctionaliteit WhatsApp is het eenvoudig om onderling snel berichten te versturen. Onbewust wordt WhatsApp vaak ook zakelijk gebruikt om onderling te communiceren. Gemakkelijk voor de medewerkers, minder beheersbaar voor u als organisatie. Want, welke data wordt waarnaartoe gestuurd? Microsoft biedt oplossingen om dit soort schaduw ICT te ondervangen en grip te houden op bedrijfsinformatie. Een applicatie is bijvoorbeeld de chatfunctionaliteit Teams. Met Teams kun je onderling communiceren door middel van een beveiligd programma via de laptop, desktop, smartphone, elk mobiel device. Teams werkt tevens samen met overige Officeapplicaties en maakt het mogelijk om vanuit één programma bijvoorbeeld plantools te gebruiken, te vergaderen, bestanden te bewerken en te delen. Niet meer tientallen programma’s en tabs open, niet meer zoeken. Alles voor efficiënt onderling samenwerken op één plek.
6. Continue functionele wijzigingen
Microsoft verbetert haar producten continu, waardoor nieuwe ontwikkelingen veel sneller worden doorgevoerd dan in traditionele software.
Waar moet je rekening mee houden, wanneer je de overstap wilt maken naar Office 365?
Alex Bakker vertelde eerder over waar je rekening mee moet houden als je overweegt om de overstap te maken naar de cloud.
Kies je ervoor om de overstap te maken? Neem contact op met je IT partner om samen een plan te maken om te bepalen hoe Office 365 het beste ingezet kan worden voor jouw organisatie. Een goede IT partij bepaalt samen met jou welke functionaliteiten passen bij de wensen van je organisatie, tevens zorgen zij ervoor dat de migratie zo soepel mogelijk verloopt en goed wordt ontvangen in de organisatie.