Thuiswerken, we doen het nu bijna allemaal. De verwachting is dat thuiswerken, al dan niet in hybride vorm, een blijvertje is. Neem daarom je administratieve processen verder onder de loep. Want zijn al je administratieve documentstromen al digitaal?
In deze blog vertellen we je meer over een efficiënt factuurproces in tijden van thuiswerken.
Voorkom kosten, ook als je thuiswerkt
Veel facturen komen per e-mail binnen en print je vervolgens uit. Voor iedereen die thuis aan het werk is verloopt het goedkeuren van papieren facturen vaak niet efficiënt. Het handmatig betalen van facturen leidt vaak tot extra kosten, bijvoorbeeld:
- Het fiatteren van facturen door medewerkers kost veel tijd. In de praktijk bel je vaak met collega’s voor opheldering over facturen.
- Het leidt tot incasso kosten wanneer je een factuur niet of te laat betaalt
- Je betaalt niet op tijd en mist hierdoor de betalingskorting
Voorkom deze extra handelingen. Je factuurproces verloopt een stuk sneller en je hebt altijd inzage in je facturen wanneer je het proces digitaliseert. Maar is een workflowoplossing niet erg duur?
Digitale workflowoplosssing betaalbaar
In tegenstelling tot een paar jaar geleden is digitale fiattering een betaalbare toepassing. Er zijn nu ook workflowoplossingen op de markt die je (bijna) alleen voor de goedkeuring van inkoopfacturen in zet. De implementatie verloopt hierdoor een stuk sneller en de kosten zijn vele malen lager dan die van de traditionele workflowoplossingen.
Hoe verloopt het proces?
Hieronder krijg je stapsgewijs inzicht het proces van digitale goedkeuring. Deze processtappen zijn gebaseerd op de ImageCapture workflow van Scan Sys. Voor de meeste workflowtoepassingen zijn ze min of meer gelijk.
Stap 1: Automatisch boeken van inkoopfacturen
Gebruik een scan- en herkenoplossing voor het automatisch boeken van je inkoopfacturen. Dit heb je nodig voor de digitale workflow voor goedkeuring van je inkoopfacturen. Veel van deze oplossingen hebben een eigen workflowtoepassing of sluiten aan op de workflowfunctionaliteit binnen jouw ERP.
Stap 2: Selectie fiatteur
De software maakt een boekingsvoorstel aan waarbij het de fiatteurs op basis van een register automatisch selecteert. Je regelt registers op diverse manieren in, bijvoorbeeld op basis van crediteur, grootboekrekening of met behulp van drempelbedragen (boven een bepaald bedrag wordt de factuur dan automatisch ter goedkeuring aangeboden aan de directie of inkoopafdeling).
Stap 3: De fiatteur krijgt bericht
De fiatteur ontvangt een bericht per e-mail met een link naar de goed te keuren facturen. Hij of zij kan de facturen vanaf iedere locatie, op ieder moment inkijken en goedkeuren. Ook vanaf een smartphone of tablet. Handig, voor thuiswerkers of wanneer je regelmatig onderweg bent!
Stap 4: De fiatteur gaat goedkeuren
De fiatteur ziet niet alleen een digitaal plaatje van de factuur maar ook hoe de factuur geboekt is, op welke grootboekrekening of kostenplaats bijvoorbeeld. Ook ziet hij of zij direct wie de factuur al behandeld heeft.
Stap 5: Een vraag stellen, delegeren of opmerken
Als de fiatteur een vraag heeft over de factuur stelt hij deze aan een collega. De fiatteur deleggert of voorziet de factuur van een opmerking, als dat nodig is. Delegatie stel je automatisch in bij vakantie of afwezigheid tijdens ziekte. Klopt de boeking niet? Dan voorzie je de factuur van een opmerking en zet deze direct terug naar de administratie voor het corrigeren van de boeking.
Stap 6: De factuur wordt gedeblokkeerd en kan betaald worden
Tijdens het goedkeuringsproces zijn de facturen al geboekt in je administratie maar met de status geblokkeerd voor betaling. Pas nadat alle fiatteurs de factuur goedkeuren, wordt deze vrijgegeven voor betaling. Zo voorkom je foutieve betalingen van incorrecte facturen.
Digitaal archief
De facturen die klaar staan voor fiattering zijn onderdeel van een digitaal archief. Hier vinden de medewerkers van de administratie snel terug wat de status is van de facturen en wie deze moeten goedkeuren. Het archief gebruik je ook voor naslag. Bijvoorbeeld als je eerdere facturen wilt vergelijken met de ontvangen factuur. Dit digitale archief is vanaf iedere locatie bereikbaar. (Uiteraard is de toegang in te regelen). Na volledige goedkeuring van de factuur, wordt alle fiatteringsinformatie bij de digitale factuur gearchiveerd (audit trail). De facturen en de audittrail zijn opvraagbaar vanuit je financiële administratie, gekoppeld aan de boeking.
Webinar 16 maart
Wil je meer weten over dit factuurproces of zien hoe het werkt. Meld je dan aan voor ons webinar op 16 maart a.s. waarin we je meer vertellen over digitale factuurverwerking.