Radio DJ Giel Beelen haalde alle headlines toen hij digitaal inbrak bij zijn oude werkgever 3FM en reclame maakte voor zijn nieuwe show op Radio Veronica.
De stunt van de populaire DJ bleek mogelijk doordat zijn oude gebruikersnamen en wachtwoorden niet waren gedeactiveerd toen hij uit dienst ging. Deze anekdote is voor veel bedrijven erg herkenbaar en dit incident had voorkomen kunnen worden door het proces vast te leggen en taken te controleren.
“Wij doen het al jaren zo”
Het laten bestaan van oude inloggegevens is geen gebrek aan kunde, maar het is een gevolg van een bedrijfscultuur. Ik constateer dat bij veel bedrijven processen niet worden geborgd en gecontroleerd. Bovendien worden veel processen ingevuld naar eigen inzicht van de individuele medewerker.
Het aanpassen van procedures naar eigen inzichten ontstaat op het moment dat het originele proces niet is vastgelegd, waardoor medewerkers desgevraagd niet goed weten te vertellen waarom zij het op deze manier uitvoeren. “We doen het al jaren zo”, is dan een veelgehoord argument.
Het gevolg van ongeschreven regels
Doordat opvolgende medewerkers eigen inzichten toevoegen aan de uit te voeren taken, vertroebelt het proces. Als processen in de loop der tijd onbedoeld worden aangepast, verliest het volledige bedrijfsproces zijn transparantie.
Een voorbeeld is het toesturen van personeelsgegevens in het aannameproces. Regelmatig worden dossiers onvolledig aangeleverd omdat er geen procedure is waarin de werkwijze is omschreven. Het gevolg is dat de HR afdeling veel tijd kwijt is met het corrigeren van fouten. Dit speelt vooral bij organisaties met meerdere locaties waar afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken.
Meer grip op HR
Is bovenstaande herkenbaar voor jou? Lees dan onze whitepaper waarin 7 kansen staan beschreven die HR managers de mogelijkheid geven om de administratieve lasten van het personeel te verlichten.