Groeien gaat meestal niet vanzelf: met het groeien van je organisatie worden de bedrijfsprocessen complexer en de hoeveelheid data neemt snel toe. Dat vraagt om een andere aanpak van je IT-processen. Je wilt immers efficiënt werken, fouten voorkomen en productiever zijn. Tijd om je bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en applicaties in te zetten die je bedrijf vooruithelpen. Onze adviseur Lennart Schultz vertelt er meer over.
Willen groeien en je IT-processen en -infrastructuur niet mee laten groeien? Dat werkt niet. “Bedrijven die groeien merken dat de orderstroom op een gegeven moment zó groot wordt, dat het met het bestaande personeelsbestand niet meer te doen is. En vroeg of laat gaan je klanten en leveranciers dat ook merken en je medewerkers raken gespannen of erger. Dan volgt de keuze: ga je meer mensen aannemen, of ga je intern het een en ander veranderen? In veel branches is personeel schaars, dus het is een goed idee om te kijken wat je intern kunt aanpassen. Dat is ook het moment dat wij aanhaken”, vertelt Lennart.
Knelpuntenanalyse
Handels- en productiebedrijven merken de eerste ‘problemen’ vaak in het magazijn, waar mensen tekortkomen en de IT niet up-to-date is om het werk snel, goed en efficiënt te kunnen doen. Zendingen zijn niet volledig, voorraad is niet meer beschikbaar: dergelijke fouten treden vaak op en remmen de groei in plaats van het juist te stimuleren. “Als je wilt groeien, is dit op z’n zachtst gezegd geen goede start. Als we in een bedrijf met dergelijke problemen binnenkomen, doen we meestal eerst een knelpuntenanalyse om te beoordelen hoe groot het probleem is. En eerlijk gezegd is het probleem vaak groter dan je denkt.” Directe (de voorraad is niet toereikend) én indirecte gevolgen (de klant bellen om te vertellen dat de order vertraagd is) laten zich meer en meer gelden. Niks doen is eigenlijk geen optie: vroeg of laat gaat je klant het product bij een andere leverancier bestellen.
Optimalisatie en de 80/20-regel
Als het probleem zeer groot is en waaraan een fundamentele verandering van je werkprocessen nodig is, dan spreken we over implementatie. “Gelukkig komt ook vaak voor dat met de slimme inzet van de juiste applicaties zaken snel opgelost en verbeterd kunnen worden. Dan gaat het om optimalisatie; er is dan een goede basis is waarin we de storende problemen relatief eenvoudig kunnen oplossen.” De meeste projecten zijn optimalisaties. Veel bedrijven en organisaties hebben ooit wel geïnvesteerd in bijvoorbeeld een ERP-systeem dat prima werkte, maar door de groei uit z’n voegen begon te scheuren. Dit is wat de 80/20-regel wordt genoemd: het systeem past nu voor 80 procent en met optimalisatie kan die overige 20 procent weer toegevoegd worden. “Dat zijn vaak relatief kleine aanpassingen of tools die we inzetten om het systeem weer optimaal te laten draaien.
Aanvullende diensten
Met aanvullende diensten bedoelen we allerlei zaken die rond het ERP draaien en daaraan gekoppeld zijn. Lennart: “Denk aan rapportage-oplossingen, robotic process automation, mobiele applicaties of een magazijnsystemen. Dat zijn allemaal optimalisatietools.”
Implementatie bij grotere problemen
Maar zoals gezegd kunnen de problemen die naar boven komen bij de knelpuntenanalyse ook groter zijn en is een implementatie nodig: het fundament volstaat niet meer. In dit geval neem je de 80 procent van het fundament dus onder de loep. Dat kan inderdaad betekenen dat een grootschalige aanpak en vernieuwing van de IT-structuur nodig is. Voor medewerkers is een optimalisatie prettiger dan een implementatie: het geeft vaak weerstand in de organisatie. De terugverdientijd is vaak lang, net als de adoptie door medewerkers. “Maar een kleine toevoeging bovenop wat ze al kennen, een optimalisatie dus, en je pakt een probleem aan waar ze dagelijks tegenaan lopen, dan boek je direct winst.”
Voorkomen is beter dan genezen
Liever optimaliseren dan implementeren dus, want dat biedt meerdere voordelen. Wat kun je doen om een grootschalige vernieuwing van je IT-systeem te voorkomen? Lennart: “Kijk eens naar de softwarelicenties die je hebt en wat daar inzit en niet benut. Je ziet steeds vaker dat software in suites komt, zoals bij Exact en Microsoft. Daar zit vaak veel in dat je niet benut en het komt heel regelmatig voor dat daar al een oplossing tussen zit voor de problemen waar je tegenaan loopt. Meestal betaal je er al voor! En het is belangrijk dat er iemand is die met een helicopterview over de verschillende afdelingen kan kijken. Afdelingen weten vaak zelf wel wat er speelt, maar niet dat dit ook elders in het bedrijf speelt. Als je dat wel weet, kun je ervan uitgaan dat het een systematisch probleem is en de grotere problemen vóór blijven.”
Meer weten?
Behoefte aan een knelpuntenanalyse? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie! We vertellen er graag meer over. Of vraag hem meteen aan via onderstaande button.